Geef je klant de jaarrekening waar hij écht op wacht

De werkdruk tijdens het jaarrekeningen seizoen blijft een hardnekkig probleem binnen de accountancy. Deze piekperiode gaat gepaard met lange dagen, hoge stressniveaus  en structurele overuren. Tegelijkertijd beweegt de markt. Ondernemers verwachten meer dan een jaarrekening met historische data. Ze willen inzicht, richting en scenario’s. Hoe ga je daar als kantoor mee om?

Vraag je drie verschillende ondernemers of ze zitten te wachten op een uitgebreide jaarrekening, dan krijg je drie verschillende antwoorden. De één ziet het puur als een noodzakelijk vinkje voor de bank of de fiscus. De ander zoekt juist een partner die helpt bij het maken van strategische keuzes om het bedrijf te laten groeien. De gemene deler? Geen enkele klant wil onnodig betalen voor handmatig uitzoekwerk of uren die opgaan aan het herstellen van fouten in versnipperde data.

Mismatch tussen klant en kantoor

Hier ontstaat dus een spanningsveld. De behoefte aan efficiëntie en relevantie wordt door zowel het klant als het kantoor gevoeld. Maar, in de praktijk blijkt dat er toch nog behoorlijk wat obstakels zijn. De ambitie om echt als strategisch partner te dienen, botst met de dagelijkse realiteit en de werkdruk waar veel kantoren op dit moment mee te maken hebben. Voordat je écht kunt adviseren, moet de basis staan. Maar bij veel kantoren vreten routinetaken nog steeds de meeste tijd op:

• Aanhoudend personeelstekort: Maar liefst 59% van de Nederlandse kantoren kampt met een tekort aan personeel, terwijl slechts 3,4% aangeeft voldoende nieuwe mensen te kunnen vinden. 
• Verbreding van werkzaamheden: De druk neemt toe doordat de dienstverlening uitbreidt naar terreinen zoals duurzaamheidsrapportages (ESG) en strategisch advies.
• Data-fragmentatie: Cijfers staan verspreid over verschillende systemen, waardoor het verzamelen van informatie een tijdrovende klus is.
• Handmatig dossierwerk: Het opmaken van documenten en beheren van versies zijn de grootste ‘tijdvreters’.
• Piekbelasting: Door een gebrek aan realtime overzicht ontstaat er elk jaar weer een eindsprint die de werkdruk onhoudbaar maakt.

Hoe kan het jaarrekeningproces anders?

Accountantskantoren zien in de cijfers bevestigd dat het echt anders moet. Maar digitale transformatie begint niet bij automatiseren. Het begint bij overzicht. Bij een helder plan en een duidelijke koers. Om uit de reactieve modus te komen, moet het jaarrekeningproces fundamenteel anders worden ingericht. De weg naar een toekomstbestendig kantoor loopt via vijf heldere fasen:

• Verbinden: Koppel je tools om één bron van waarheid te creëren en dubbele invoer te voorkomen.
• Standaardiseren: Werk met uniforme templates en workflows zodat de kwaliteit voorspelbaar wordt.
• Automatiseren: Laat repetitieve taken zoals reconciliaties en rapportages automatisch verlopen.
• Optimaliseren: Gebruik data om te zien waar processen stroef lopen en stuur bij op prestaties.
• Adviseren: Creëer vanuit rust en actueel inzicht de ruimte voor het échte gesprek met de ondernemer.

Het gesprek als basis voor echte waarde

Zodra de data verbonden en gestandaardiseerd zijn, ontstaat er direct rust. Een groot deel van het dossier zoals toelichtingen, afschrijvingen en XBRL-exporten wordt dan automatisch klaargezet met actuele data. Dit betekent minder losse bestanden, minder herstelwerk en veel meer grip op het proces.

Vanuit die rust kun je het échte gesprek met de ondernemer voeren. Je kijkt niet langer alleen terug, maar biedt binnen enkele seconden inzicht in de toekomst met liquiditeitsprognoses, scenario-analyses of investeringsplannen.

Door deze efficiëntie kun je voor de ‘compliance-klant’ eenvoudig een beknopte, kosteneffectieve jaarrekening opstellen. Zo verspil je geen tijd aan onnodig werk en kun je die uren gebruiken om voor elke klant duidelijke, toekomstgerichte doelstellingen te formuleren.

“Klanten hebben steeds meer behoefte aan inzicht in actuele cijfers. We leveren natuurlijk ook jaarrekeningen op, maar onze dienstverlening is er veel meer op gericht om door het jaar heen met de klant in gesprek te gaan. We bekijken dan hun financiële situatie, en hoe we hen kunnen helpen om hun bedrijf te laten groeien.”

CEO Richard Smid van Accountantskantoor 216