Verschillen in rekeningschema’s zorgen ervoor dat financiële gegevens uit verschillende administraties lastig te vergelijken zijn. Voordat financiële data kan worden gebruikt voor rapportages, consolidaties of fiscale aangiften, moeten grootboekrekeningen vaak eerst worden gemapt, gecontroleerd en geharmoniseerd. Dat vraagt om extra handmatige werkzaamheden en vergroot het risico op fouten.
RGS als standaardlaag in Silverfin
Silverfin koppelt grootboekrekeningen uit administraties en auditfiles aan RGS. Hierdoor worden financiële gegevens van alle klanten binnen het kantoor op een uniforme manier vastgelegd en verwerkt. Verschillende administraties kunnen eenvoudiger worden vergeleken, verwerkt en uitgewisseld. Standaardisatie zorgt ervoor dat de jaarafsluiting, de jaarrekening en managementrapportages worden gebaseerd op consistente en betrouwbare data. Daarnaast maakt RGS het mogelijk om gegevens efficiënt en rechtstreeks uit te wisselen met externe partijen, zoals de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en banken.
“De consolidatie vind ik echt heel overzichtelijk en de
RGS-codes zijn een groot voordeel.”
-Jantsje Veninga, relatiebeheerder Wecountancy
Een efficiënter consolidatieproces
Consolidatie is afhankelijk van de kwaliteit en uniformiteit van de onderliggende financiële data. Wanneer gegevens afkomstig zijn uit verschillende administraties of rekeningschema’s, zijn aanvullende mappings en controles nodig voordat intercompany-transacties en onderlinge posities kunnen worden geëlimineerd. Dat maakt consolidatie arbeidsintensief en vergroot het risico op inconsistenties.
De gestandaardiseerde RGS-data binnen Silverfin legt de basis voor een efficiënt consolidatieproces. Doordat rekeningen in de datahub zijn gekoppeld aan uniforme RGS-codes, kunnen gegevens uit verschillende administraties eenvoudiger worden samengebracht, gecontroleerd en verwerkt. Dat versnelt het proces en betekent voor de accountant minder handmatig werk en een kleinere kans op fouten.
Realtime en actueel
Accountants beschikken over een centrale bron van waarheid op basis van actuele cijfers. Omdat Silverfin is gekoppeld aan de bronapplicatie, worden wijzigingen in de boekhouding automatisch ook in de datahub verwerkt. Dat betekent dat een samenstelaccountant die bezig is met de jaarrekening direct ziet wanneer onderliggende cijfers zijn aangepast, waar de wijziging vandaan komt en bij welke werkmaatschappij het is doorgevoerd. De accountant weet dat de data in Silverfin honderd procent overeenkomt met wat er in de administratie staat.
Overstappen naar Silverfin
De overstap naar Silverfin vraagt van een accountantskantoor altijd aandacht en voorbereiding. Het mappen van grootboekrekeningen aan RGS-codes vindt grotendeels plaats met behulp van AI. Het systeem controleert in de database of de grootboekrekeningen al zijn gekoppeld aan een RGS-code. Ontbreekt die koppeling, dan wordt een voorstel gedaan op basis van onder meer het rekeningnummer, de omschrijving en de aanwezige saldi.
De eerste jaarrekening die wordt opgesteld in Silverfin kan vervolgens worden vergeleken met de jaarrekeningen uit het oude systeem. Daarbij wordt gecontroleerd of belangrijke uitkomsten, zoals het resultaat en het balanstotaal, overeenkomen. Eventuele verschillen zijn vaak verklaarbaar omdat Silverfin bijvoorbeeld een andere lay-out voor de modellen hanteert, maar de onderliggende cijfers moeten uiteraard hetzelfde beeld geven.
De voordelen van RGS
- Een gestandaardiseerde datalaag over alle administraties
- Minder handmatig werk bij rapportages
- Eenvoudigere gegevensuitwisseling met ketenpartners en toezichthouders
- Betere vergelijkbaarheid van administraties en dossiers
- Hogere datakwaliteit en een kleinere kans op fouten
- Een solide basis voor consolidatie en data-analyse
