Nieuwe software implementeren is een kans om slimmer te werken. De techniek is er, de voordelen zijn duidelijk, en de keuze is zorgvuldig gemaakt. Toch roept zo’n verandering vaak vragen op. Medewerkers en klanten moeten wennen aan iets nieuws, willen begrijpen wat het voor hen betekent, en zoeken naar houvast in de verandering. Dat is geen probleem. Het is een logisch en zelfs gezond onderdeel van de transitie. Het gaat er uiteindelijk om hoe je met de reacties omgaat. In deze blog lees je hoe je medewerkers én klanten op een praktische manier meeneemt in een softwareverandering binnen je accountantskantoor.
Weerstand hoort erbij, maar wat doe je ermee?
Weerstand is geen fout of probleem. Het is een teken dat mensen betrokken zijn, zich zorgen maken of simpelweg tijd nodig hebben. En dat is oké. Wat niet werkt: weerstand negeren of forceren. Wat wél werkt? Begrip tonen, helder communiceren en de verandering benaderen als iets wat je samen doet. Stap voor stap.
Verandering – zeker technologische verandering – raakt dat gevoel van controle. Dus is het logisch dat er vragen komen. De sleutel? Begrip én begeleiding. Geen weerstand negeren, maar er ook niet in blijven hangen. Door het gesprek aan te gaan én structuur te bieden, voorkom je dat tijdelijke twijfel omslaat in langdurige frustratie.
Employees first: intern draagvlak creëren
Betrek mensen vanaf het begin
Hoe eerder je medewerkers betrekt bij een verandering, hoe groter het gevoel van eigenaarschap. Laat medewerkers meedenken tijdens de oriëntatiefase. Vraag feedback op demo’s, bespreek uitdagingen en laat zien dat hun input meetelt.
Mensen accepteren verandering makkelijker als ze het gevoel hebben dat het niet voor hen wordt besloten, maar met hen.
Benoem en erken hun zorgen
“Hoeveel extra werk kost dit?”, “Moet ik al mijn klanten opnieuw uitleggen wat er verandert?” “Wat als het systeem niet werkt?”. Dit zijn geen kritische vragen, maar legitieme zorgen.
Geef medewerkers ruimte om hun bezwaren te uiten en beantwoord die serieus. Niet alles hoeft meteen opgelost te worden, maar laat zien dat je luistert. Erkenning is vaak al de helft van de oplossing.
Gebruik interne ambassadeurs
In elk team zijn er mensen die sneller enthousiast worden over nieuwe tools. Zet die mensen in als ambassadeurs: laat hen meehelpen bij testen, collega’s ondersteunen en laten zien wat de voordelen zijn. Zij vormen de brug tussen management en de teams en maken de verandering tastbaar voor anderen.
Veranderen vraagt ook een andere denkwijze
Bij een tool als Silverfin gaat het niet alleen om efficiëntie of automatisering. Het verandert ook fundamenteel de manier waarop accountants werken en adviseren. In plaats van achteraf een jaarrekening opleveren met een adviesrapport of gesprek, werk je met realtime data. Je adviseert op basis van wat er nú gebeurt, niet wat er twaalf maanden geleden is vastgelegd. Dat vraagt een andere mindset: van uitvoerend naar adviserend, van terugkijken naar vooruitdenken.
Niet iedereen maakt die switch van denkwijze vanzelf. Zeker medewerkers die jarenlang hebben gewerkt met vaste jaarafsluitingen en rapportages moeten wennen aan deze nieuwe rol. Begeleid dat proces actief. Laat zien hoe actuele inzichten leiden tot beter klantadvies. Geef ruimte om vragen te stellen over wat dit betekent voor hun functie. En leg de nadruk op de meerwaarde van hun kennis, want die verandert niet maar krijgt wél een andere toepassing.
Een concreet 5-stappenplan voor succesvolle software-implementatie
Een goede voorbereiding maakt het verschil tussen gedoe en grip. Dit stappenplan helpt je om verandering gestructureerd aan te pakken binnen je kantoor:
- Analyseer impact per teamrol
Breng in kaart wat de verandering betekent per functiegroep. Voor een dossierbeheerder is de impact anders dan voor een partner of relatiebeheerder. - Communiceer het ‘waarom’ helder én herhaaldelijk
Leg uit waarom er gekozen is voor de nieuwe software en koppel het aan herkenbare uitdagingen binnen het kantoor. Blijf dit herhalen, ook na de start. - Organiseer testgroepen en demo’s met echte data
Laat medewerkers werken met eigen dossiers of klantcases in de nieuwe omgeving. Dat maakt de software relevanter en de voordelen duidelijker. - Plan een gefaseerde uitrol met begeleiding
Start met een pilotteam, evalueer en rol daarna pas verder uit. Zorg dat er altijd iemand beschikbaar is voor vragen of ondersteuning. - Monitor, evalueer en stuur bij
Houd bij hoe het gaat, vraag actief om feedback en stel bij waar nodig. Zo voorkom je dat kleine frustraties grote obstakels worde.
Vergeet je klanten niet
Maak inzichtelijk wat er voor hen verandert
Klanten merken vaak meer van een systeemverandering dan je denkt. Bijvoorbeeld omdat het klantportaal anders werkt, of omdat documenten voortaan via een ander kanaal gedeeld worden. Vertel klanten op tijd wat er verandert, waarom dat gebeurt, en wat zij moeten doen (of juist niet hoeven te doen). De wijze waarop zij met jou samenwerken verandert namelijk. Maar hier moeten ze wel tijdig op de hoogte van zijn.
- Tip: Neem bijvoorbeeld met een tool als Loom video’s op met de point of view van een klant. Laat duidelijk zien wat hij moet doen als jij iets van de klant nodigt hebt, bijvoorbeeld het aanleveren van belangrijke informatie voor de jaarrekening.
Benoem de voordelen voor de klant
Uiteindelijk profiteert ook de klant van betere software. Maak deze voordelen concreet en gebruik voorbeelden die passen bij hun situatie. Denk aan:
- Snellere rapportages
- Veiligere gegevensuitwisseling
- Minder handmatige acties
- Meer inzicht in hun financiële data
Veranderen is mensenwerk
Softwarewijziging is nooit alleen een technisch project. Het is een menselijk proces. Medewerkers willen weten wat er van hen verwacht wordt. Klanten willen begrijpen waarom iets verandert. En iedereen wil merken dat hun mening ertoe doet.
Investeer daarom niet alleen in de software, maar ook in het verhaal eromheen. En bovenal: neem mensen en hun zorgen serieus. Zo krijg je ze mee.
Praktijkvoorbeeld: Newtone
Hoe dat er in de praktijk uitziet? Lees de klantcase van Newtone: “Van visie naar keuze: waarom Newtone inzet op modernisering met Silverfin.” Het kantoor stond voor de uitdaging om technologie écht als strategische hefboom in te zetten. Hun verhaal laat zien hoe je medewerkers en klanten vanaf het begin betrekt, weerstand omzet in betrokkenheid en softwarekeuzes koppelt aan een duidelijke toekomstvisie. Een inspirerend voorbeeld van hoe digitale transformatie geen IT-project is, maar een mensenproject.
