Accountants verdrinken in documenten. De oneindige stroom documenten komt uit alle hoeken tegelijk. Handmatig verwerken kost tijd, leidt tot fouten en maakt controle lastig. Daarom is er nu een integratie tussen Silverfin en Qwoater. Stukken worden veilig opgeslagen en zijn makkelijk terug te vinden. Intern en extern delen is snel en veilig.
De uitdaging: overal komen documenten vandaan
Bij Silverfin merken we dat partners regelmatig grote vraagtekens hebben bij het regelen van de documentenstroom. Er komen documenten uit een diversiteit van kanalen. Tot nog toe was het vastleggen ervan handmatig mensenwerk. Mensen maken altijd fouten waardoor er soms documenten kwijtraakten. Als accountancykantoor produceer je documenten, op basis van andere documenten. Verder draait er veel om vastlegging en bewijs. Kortom, de basis van het werk bestaat altijd uit documenten.
Wat is Qwoater?
Qwoater is een Document Hub, ontwikkeld voor de accountancy. Het doel is om alle hindernissen rond documentverwerking in de accountancypraktijk op te lossen. Gemak, beveiliging, privacy en beschikbaarheid hebben daarbij prioriteit. Dagelijks gebruiken 25.000 mensen het systeem, voor de verwerking van 1 miljoen dossiers en bijbehorende documenten.
Hoe werkt Qwoater?
Er is één centrale plek voor documentopslag, in de cloud. De documenten bestaan maar één keer en zijn via verschillende applicaties toegankelijk voor wie jij dat wilt. Van collega tot klant (en zelfs de klant van je klant). Alles binnen de hub is afgestemd op de processen binnen de accountancy.
De voordelen op een rij
- Documenten komen los van de werkapplicaties. Dus geen dubbele documenten en geen moeizame migraties meer.
- Jaarlijkse audit op veiligheid (SOC2 Type II) voor het hele platform. Daarom is het veilig, zelfs voor de meest gevoelige documenten.
- Slimme koppelingen met de volgende accountancy-oplossingen:
| AFAS PKI Signing Exact Daywize Loket.nl Microsoft Dynamics Business Central | Documentenbox Dynamics 365 Simplicate Tess Hix Qwoater Direct (een eigen applicatie) |
Structuur
Het terugvinden van de juiste documenten op een eenvoudige manier? Daar hoef je als accountancykantoor niet zelf over na te denken. Het is bij Qwoater geregeld met een logische standaardindeling. In principe kunnen alle accountancykantoren daar goed mee werken. Mocht er toch iets missen, wordt het op maat aangepast of uitgebreid.
Qwoater werkt niet met mappen, maar met een filter- en een zoekfunctie. Ken je de klant en het dossier? Dan kun je het document terugvinden. Dit is efficiënter en minder foutgevoelig dan het doorklikken van map naar map. Bovendien is het risico om iets in een verkeerde map te plaatsen weg en kun je altijd alles terugvinden.
Natuurlijk snappen we: jarenlang werken met mappen laat je niet zomaar los. Daarom heeft Qwoater de mogelijkheid om de documenten wel weer te geven in mappen. Je kiest zelf. Overzicht op basis van virtuele mappen of rechtstreeks toegang tot al je documenten en slim filteren. Afhankelijk van je wens bepaal je dit zelf en switch je met een klik naar je behoefte op dat moment. Het kan beide. Zo ondersteunt Qwoater alle typen gebruik.
Waarom niet gewoon SharePoint?
SharePoint is een prachtige omgeving die ook vaak als oplossing wordt gebruikt. Ten opzichte van de Document Hub, die als specifieke oplossing voor de accountancy ontwikkeld is, kent het wat haken en ogen.
De verschillen op een rij:
| Qwoater | Sharepoint |
| Qwoater is specifieke oplossing voor verwerking van documenten in de accountancypraktijk | Generieke toolbox, krachtig in adhoc samenwerking die ook iets met documenten doet |
| De Document Hub is gebaseerd op metadata en volledig gestructureerd | Documentopslag gebaseerd op mappen, zonder structuur |
| Documenten worden eenmalig opgeslagen, los van de gekoppelde systemen | Een netwerkschijf per gekoppeld systeem, wat leidt tot versnippering |
| Gericht op veilig delen van documenten met alle stakeholders | Vertrouwelijkheid van documenten is niet te waarborgen in de praktijk |
| Koppelingen met SaaS-systemen worden onderhouden en uitgebreid door Qwoater | Koppelingen met andere systemen vragen inrichting en onderhoud door kantoor |
| De volledige oplossing is SOC 2 Type II gecertificeerd | De SOC2 Type II certificering van SharePoint geldt niet op jouw zelf ingerichte oplossing |
De Integratie met Silverfin: dit verandert er
Een accountant moet aan het eind van de rit kunnen aftekenen wat er is gedaan. Dan is het prettig als alle stappen makkelijk terug te vinden zijn. Komt er een review? Dan laat je in een paar klikken zien wat er gebeurd is, én waar de documenten staan. Alle documenten die je via Silverfin uploadt, komen in de Document Hub van Qwoater terecht. Met een audit-trail die precies laat zien waar het document vandaan komt.
Dit levert de integratie met Qwoater je op:
- Directe compliance: vastleggen gebeurt automatisch en stroomlijnt je proces
- Efficiëntie: geen tijdverlies en lekkerder werken
- Minder fouten, betere service dus meer klanttevredenheid
- Veiligheid: alles is veilig en traceerbaar opgeslagen
Wil jij ook meer grip op de documentstroom?
Zet de volgende stap in documentbeheer. Ontdek hoe de integratie met Qwoater jouw praktijk stroomlijnt.
Neem contact op met je Silverfin-accountmanager
