Hoe krijg je grip op samensteldossiers?
Samensteldossiers vormen het hart van het opstellen van de jaarrekening. Toch worstelen veel kantoren nog steeds met onvolledige dossiers, een gebrek aan overzicht en tijdsdruk. De kwaliteitseisen van toezichthouders worden strenger en de druk op accountants om foutloos en efficiënt te werken neemt toe. Wie grip wil houden op zijn dossiers en de jaarrekening, heeft meer nodig dan een geordende mappenstructuur.
In deze blog lees je wat de risico’s zijn, hoe ze veroorzaakt worden en hoe Silverfin accountantskantoren grip geeft op samensteldossiers.
De risico’s van onvoldoende grip
Onvoldoende grip op samensteldossiers brengt risico’s met zich mee voor zowel de kwaliteit als de betrouwbaarheid van financiële verantwoordingen. Wanneer dossiers niet volledig, actueel of inzichtelijk zijn, kunnen fouten, onvolledigheden of onjuiste aannames onopgemerkt blijven. Dit vergroot de kans op verkeerde besluitvorming door stakeholders en kan leiden tot reputatieschade, toezichtmaatregelen of zelfs juridische gevolgen. Daarnaast belemmert een gebrekkige dossiervorming een effectieve interne en externe controle, waardoor het lastiger wordt om te voldoen aan wet- en regelgeving.
Traditionele werkwijzen vergroten de risico’s
Bij veel accountantskantoren begint de werkdag niet met inhoudelijk werk, maar met zoeken: waar staat het juiste dossier, welke versie is actueel en wat is al afgerond? Dit is kenmerkend voor werkwijzen waar samensteldossiers informatie nodig hebben uit verschillende werkprogramma’s en er gebruik wordt gemaakt van gedeelde schijven, e‑mails en losse Excel- en pdf-bestanden. In de praktijk zijn dossiers onvolledig, wat leidt tot extra correctierondes, tijdsdruk en stress. Deze traditionele aanpak, waarin standaardisatie, inzicht en goed versiebeheer ontbreken en dossiers ieder jaar opnieuw worden opgebouwd, heeft lange tijd gefunctioneerd maar sluit steeds minder aan bij de huidige eisen aan kwaliteit, transparantie en beheersing.
Hoe vergroot je de grip op dossiers?
Silverfin biedt accountantskantoren een cloudgebaseerd platform waarmee jaarrekeningen en bijbehorende samensteldossiers gestructureerd, efficiënt en consistent worden opgebouwd. Het platform fungeert als datahub en biedt onder andere:
- Geautomatiseerde en gestandaardiseerde workflows. Silverfin maakt het mogelijk om dossiertemplates te bouwen die stap voor stap doorlopen worden. Elk onderdeel van het werk, van de risicoanalyse tot de afsluitende checklist, is ingebed in een vaste structuur. Zo weet elk teamlid precies wat er nog moet gebeuren en wat is afgerond.
- Real-time inzicht en reviewmogelijkheden. Accountants hebben te allen tijde toegang tot de actuele stand van het dossier. Opmerkingen worden direct in het platform geplaatst en zijn volledig traceerbaar.
- Slimme koppeling met financiële data. Het platform koppelt rechtstreeks aan boekhoudpakketten, waardoor financiële gegevens automatisch worden ingeladen in de jaarrekening en het dossier. Handmatig overtypen is overbodig waardoor fouten worden voorkomen en het opbouwproces aanzienlijk wordt versneld.
- Een geïntegreerde aanpak voor de jaarafsluiting. Silverfin maakt het mogelijk om voorgaande jaren eenvoudig te raadplegen. Relevante informatie, zoals aandachtspunten, specifieke risico’s of historische cijfers, is direct beschikbaar bij de start van een nieuw boekjaar. Dit bespaart uren per dossier en verlaagt de kans op gemiste risico’s.
- Risicogericht samenstellen. De SRA-werkprogramma’s in Silverfin zijn gebaseerd op een risicogerichte benadering. Dat helpt bij het opbouwen van een deugdelijk en verdedigbaar dossier.
Houd controle over je samensteldossiers
Wil je meer informatie over hoe je als kantoor controle houdt over de samensteldossiers? Lees dan hier de ervaringen van Wecountancy.
