Voor accountancykantoren betekent ‘paperless’ werken een lagere kost en een hogere efficiëntie. Maar een nieuwe manier van werken invoeren kan lastig zijn.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan werkdossiers. Na voorbereiding worden complexe Excel spreadsheets doorgaans geprint, zodat senior profielen deze kunnen nakijken. Op deze geprinte documenten worden dan manuele notities en ‘review’ opmerkingen aangebracht. Deze vormen voor de dossierverantwoordelijken het startschot voor tal van e-mails naar collega’s of klanten om beetje bij beetje de cijfers te kunnen aanpassen. Tenslotte worden deze document(en) nogmaals geprint en begint het nazicht proces opnieuw…
Dat alles kost een hoop tijd, geld en – uiteraard – papier.
Silverfin biedt accountants een beter alternatief. Onze digitaal werkdossier is opgebouwd uit kant-en-klare templates die rechtstreeks verbonden zijn met de boekhoudkundige data van je klant. Daarnaast is het ook uitgerust met geïntegreerde samenwerking- en communicatie functionaliteiten waardoor je o.a. werkdossiers eenvoudiger, sneller en volledig digitaal, kan voorbereiden.
Bovendien hebben we sinds kort ook de nazicht-functionaliteit voor onze workflows verbeterd.
We merkten dat sommige van onze klanten hun controle nog steeds het liefste op papier deden. Ze vonden het handiger om het huidige werkdossier te kunnen vergelijken met de voorgaande aan de hand van prints die ze naast elkaar legden op hun bureau.
Die traditionele aanpak zorgt echter voor een aantal problemen. Eerst en vooral verlies je het digitale auditspoor van veranderingen en opmerkingen, dat de transparantie op vlak van “wie deed wat” en “wat is reeds aangepast of niet” niet ten goede komt. Bovendien krijgt de persoon die nakijkt niet alle begeleidende boodschappen, afgewerkte taken en gelinkte documenten en facturen te zien die digitaal zijn opgeslagen in de workflow van de klant.
Net die samenwerkingsmogelijkheden die zijn ingebouwd in Silverfin zijn cruciaal voor kantoren die hun post-accounting proces van A tot Z willen stroomlijnen.
Wat hebben we dan veranderd?
We hebben een periode vergelijking toegevoegd in Silverfin. Klinkt eenvoudig, niet? Bij het nakijken kunnen we nu de relevante templates openen in huidige periode en kiezen met welke periode je dit wilt vergelijken.
De voorgaande periode verschijnt dan naast de huidige op het scherm en alle veranderingen in zijn duidelijk gemarkeerd zodat je als gebruiker direct kan zien wat er veranderd is ten opzichte van voorgaande periode.
Maar dat is nog niet alles. Ook veranderingen in (door de gebruiker) niet-aanpasbare tekst worden gemarkeerd. Zo zie je in één oogopslag ook welke veranderingen er zijn naar aanleiding van bijvoorbeeld wet-en regelgeving.
Alsof een behulpzame collega al eens met een markeerstift door je document is gegaan.
Reviewers kunnen opmerkingen en todo’s aanvullen naast de verschillende posten en het volledige document aanduiden als gereviewd. Ze kunnen het zelfs delen met de klant via hetzelfde beveiligde portaal. Van een printer geen spoor.
Het resultaat? Snellere en efficiëntere reviews en uiteindelijk een lagere kost voor je kantoor.
Uiteraard is dat niet het eindpunt. We krijgen continu waardevolle feedback van honderden klanten over hoe zij onze technologie ervaren. Aan de hand daarvan helpen we de totale ervaring nog beter te maken en zo de overgang naar een “Connected & paperless post-accounting” te versnellen.
Binnenkort meer nieuws.
