In 1960 formuleerde de Amerikaanse vliegtuigingenieur Kelly Johnson voor het eerst het principe: “Hou het eenvoudig”, ook wel afgekort als KISS in het Engels (Keep it simple, stupid).
Volgens Johnson hadden piloten het al zwaar genoeg zonder dat ingenieurs de complexe toestellen nog ingewikkelder maakten. Volgens het KISS-principe is eenvoud het belangrijkste element in elk systeem of ontwerp. Waar mogelijk dient complexiteit vermeden te worden.
Accountants zouden er goed aan doen om ook vanuit het KISS-principe te denken. In de afgelopen jaren zijn er een flink aantal software applicaties bijgekomen in het vakgebied. Al die software beoogt eenvoud te creëren, maar brengt ook een aantal knelpunten met zich mee:
- Data-silo’s ontstaan en belemmeren het overzicht van het bedrijf als geheel.
- Er ontstaan veel verschillende datastromen.
- Accountants kunnen moeilijk toegevoegde waarde tonen.
Bedrijven hebben niet het hele plaatje
In de zakenwereld betekent de term ‘silo-mentaliteit’ de neiging van verschillende bedrijfsafdelingen om zich af te zonderen van andere departementen. Werknemers raken dan het perspectief kwijt omdat zij in de silo alleen nog oog hebben voor hun eigen niche. Op vergelijkbare wijze kunnen er binnen een organisatie ook ‘software-silo’s’ ontstaan. Verschillende, concurrerende softwares automatiseren steeds andere deel van het bedrijfsproces.
Conclusie is: het is voor een ondernemer moeilijker geworden om het totaalplaatje te zien.
De slimme accountant gebruikt technische tools om alle data te vangen en daarmee een betekenisvol en samenhangend beeld van het bedrijf als geheel te schetsen.
Dit pak je als volgt aan:
- Verbind verschillende datastromen via een slim accountingplatform.
- Identificeer de meest relevante data op het desbetreffende moment.
- Verpak de data op een wijze die visueel aantrekkelijk en eenvoudig is.
Data gebruiken om toegevoegde waarde te tonen
Het verspreiden van data over verschillende software maakt het moeilijk om toegevoegde waarde te demonstreren. Accountants moeten over en weer schakelen tussen verschillenden pakketten om alle informatie te verzamelen die nodig is voor het geven van gespecialiseerd advies. Deze werkwijze is tijdrovend en doet afbreuk aan het totaalplaatje.
Je kunt dit oplossen door de verschillende data te consolideren in een centraal platform. Dit maakt data-analyse mogelijk die voor je klant zeer waardevol is en hem steeds zal doen terugkeren. Recentelijk zei Mike Galarza op AccountingWEB: “Door slim gebruik te maken van technologie zijn accountantskantoren goed in staat om zeer grote hoeveelheden data te verwerken tot waardevolle inzichten voor hun klanten.”<
“Door analytics te gebruiken om risico’s en trends te identificeren krijgt de accountant een meer adviserende rol. De accountant maakt dan de transitie van een functionele speler in het bedrijfsproces naar een onmisbare bedrijfsconsultant en mentor.”
Praktische stappen die u kunt nemen:
- Breng alle data rondom een klant samen. Je hebt alle informatie nodig om volwaardige inzichten te geven en risico’s op te vangen.
- Speel in op ‘decision simplicity’. De beslissing van klanten om een service al dan niet aan te schaffen hangt uiteindelijk af van de mate waarin zij gemakkelijk betrouwbare informatie kunnen verzamelen.
- Evalueer waar je klanten zich bevinden op het pad naar succes en begeleid hen.
Wees eenvoudig bereikbaar voor je klant
Er zijn tegenwoordig meer boekhoudpakketten dan ooit op de markt. En de verleiding is groot om voor elk specialisme met een ander pakket te werken. Maar dit kan efficiënt klantcontact in de weg staan.
Vereenvoudig je interactie met je klanten door alle informatie en contactgegevens in één locatie onder te brengen. De informatie die je nodig hebt om waarde te creëren in cliëntbesprekingen kun je op die manier gemakkelijk raadplegen en delen.
Andere aandachtspunten:
- Eenvoud tijdens klantcontact is essentieel. Ondernemers zijn geen accountants, dus maak het niet te complex.
- Bied je klanten verschillende manieren om met je in contact te blijven. Door online meetings mogelijk te maken faciliteer je het laagdrempelige klantcontact waarmee je een mentor wordt.
Laat je niet afleiden
In de tijden van compliance was accounting transactioneel: van input naar output. Deze robotische manier van werken is precies wat dat je met software kan automatiseren.
Ondanks alle digitale tools die er beschikbaar zijn, zou het misleidend zijn om te zeggen dat dit de digitalisering van de accountancy is. De impact van software op de accountancy is zeker significant, maar tot nu toe is de implementatie van de software niet zo eenvormig.
De opkomst van accountingsoftware heeft de technologie en informatie gecreëerd die de echte transformatie in gang kan zetten: boekhoudkundig advies, in realtime met behulp van specialistische en eenvoudige digitale tools.
Terug naar Galarza:
“Slimme accountants analyseren de sterke -en zwakke punten van een bedrijf, cashflows, opbrengst, risico’s en kansen. En nu hebben zij de technologie om ook de inzichten te geven die je onderneming kan helpen te groeien.”
Daar kruipt natuurlijk best veel tijd in. Maar door geavanceerde technologie in te zetten is dat harde werk een stuk eenvoudiger geworden.
