Tijdens Fast Forward Studio spraken we met een uitgebreid panel van experten uit de financiële dienstverlening en de technologie- en accountingsector. In deze blog gaan we dieper in op onze sessie met wereldwijde referenties in accountancy: Dawn Marriot (CEO, Azets, VK), Jorgen Broothaers (Partner, PWC Belgium), Brian Murphy (Engagement Lead, Deloitte, Ierland) en Martin de Bie (Advisor innovation, 216 Accountants, Nederland). We hadden een gesprek met hen over wat ze geleerd hebben uit de digitale transformatie binnen hun respectievelijke bedrijven.
De lessen die ze met ons deelden, waren bijzonder nuttig voor zowel kantoren die nog moeten starten met hun digitale transformatie als voor zij die er al volop mee bezig zijn. De 4 experten waren sterk voorstander van digitalisering en stipten de vele voordelen aan die dat te bieden heeft, zoals een verbeterde compliance, grotere flexibiliteit en snelheid en een merkelijke verbetering in accuraatheid en efficiëntie. De focus lag echter niet zozeer op of je van start moet gaan met je digitale transformatie, dan wel op hoe je zo’n transformatie moet aanpakken.
Je moet je mensen meetrekken om succesvol te zijn
Al onze sprekers waren ervan overtuigd dat duidelijke communicatie naar je medewerkers over wat er zal veranderen en wat dat zal betekenen voor het dagelijkse leven op kantoor, een enorm belangrijk startpunt is. Dawn van Azets zei dat het cruciaal is dat je je mensen meeneemt in je verhaal en dat er verschillende manieren zijn om dat te doen. “Je moet coherent zijn in je boodschap en je waarden”, zei ze. “Spreek over de voordelen en vertel je mensen altijd waarom je een bepaalde verandering wilt doorvoeren.” Martin van 216 Accountants trad haar bij: “Neem al je medewerkers op sleeptouw tijdens het traject. Ze moeten begrijpen wat er gebeurt en waarom het gebeurt”, zei hij.
Het profiel van de accountant is in beweging
Brian van Deloitte wees erop dat de werkplek niet het enige is dat aan het veranderen is. Technologische verandering betekent dat ook de skills en het persoonlijkheidsprofiel van de typische accountant aan het veranderen zijn. “Analytische en probleemoplossende vaardigheden worden onontbeerlijk”, zei hij. “Bovendien moeten accountants een open geest hebben en moeten ze bereid zijn om technologie te omarmen.” Al onze sprekers gaven aan dat het voor een succesvolle digitale transformatie ook noodzakelijk is dat je je medewerkers bijschoolt. Ze moeten niet alleen vertrouwd raken met de nieuwe processen, je zal hen ook nieuwe vaardigheden moeten bijbrengen. Bij PWC hebben ze een sterke groei in het luik consultancy ervaren, bevestigde Jorgen. “Vroeger draaiden belastingen en compliance om deliverables zoals rapporten, maar de hedendaagse klant verwacht dat hij ook advies krijgt over zijn belastingen”, zei hij. Deze verandering in de verwachtingen van klanten heeft een grote impact op je mensen. Zo moeten ze zich heroriënteren en nieuwe vaardigheden leren. Tegelijk biedt het ook nieuwe en interessante mogelijkheden. “… het is erg belangrijk om na te denken over hoe je je mensen gaat opleiden, coachen en aanmoedigen”, merkte Dawn op. Accountants hebben nu nauwere en meer betekenisvolle contacten met klanten. “En dat is een cruciaal domein waarin mensen via coaching ondersteund zullen moeten worden om zich te kunnen aanpassen aan een nieuw gedragsprofiel”, stelde ze.
Wees niet bang om de boel om te gooien
Vanuit een meer praktisch standpunt vereist een transformatieproces een goed plan. Bij Deloitte bestond dat plan uit drie luiken, legde Brian uit. De eerste stap was standaardisering van alle data, gevolgd door centralisering. Om dit vlot te laten verlopen, heeft Deloitte centrale afleveringscentra gecreëerd. In een laatste stap schakelde het kantoor over op automatisering van basistaken. Maar blind doorgaan met je transformatieplan zonder eerst achterom te kijken naar de vooruitgang die je tot op heden al geboekt hebt, is niet verstandig. “Het is belangrijk dat je regelmatig een stap achteruit zet om te bekijken hoe je bepaalde zaken wilt aanpakken”, waarschuwde Brian. Minstens even belangrijk is een goed opgezet changemanagement, en dat is alleen maar mogelijk als je mensen met jou op dezelfde golflengte zitten. “Je moet dus aan je mensen vragen wat zij precies willen”, besloot hij.
Durf groots te denken
Een ander belangrijk punt om over na te denken, is hoe je je interne strategie misschien moet aanpassen. “Je interne organisatie behouden zoals ze is, komt verandering niet ten goede”, zei Martin. “Vandaag de dag moet een kantoor wendbaar en strak georganiseerd zijn. Functietitels mogen dat niet in de weg staan.”
Bij PWC nam het traject meerdere jaren in beslag, herinnerde Jorgen zich. Ze hebben het team vertrouwd gemaakt met transformatie via visualisatie, hebben een waardepropositie ontwikkeld en onderweg veel geleerd uit hun fouten. Het was een veranderingstraject met ups en downs, want ze hebben de mogelijkheden die er waren, volledig moeten herdenken. Tijdens het proces hebben ze een centre of excellence opgezet en zijn ze geëvolueerd van een retrospectieve naar een meer risicogebaseerde aanpak. Dat zou allemaal buiten bereik gebleven zijn als ze hun mogelijkheden niet hadden herkaderd en gestart waren met een duidelijk plan.
Ook voor anderen lijken dat sleutelelementen voor een succesvolle transformatie. Toen hem gevraagd werd wat volgens hem de eerste stappen in een transformatieproces moeten zijn, was Brian heel duidelijk. “Je moet groots durven denken”, zei hij. “Eerst bedenken wat je wilt en het daarna bouwen, niet andersom.” Die aanpak heeft ertoe geleid dat Deloitte nu werkt met een meer geavanceerde auditmethode waarmee ze waardevollere rapporten kunnen aanmaken en globaal genomen ook veel efficiënter kunnen werken.
Maak doordachte partnerkeuzes
Groots denken betekent echter niet roekeloos te werk gaan. Martin spoorde ons aan om goed te overwegen wat het beste is: veel geld spenderen aan een compleet intern project of samenwerken met externe partners. Dergelijke experten kunnen je activiteiten versterken zonder dat je een fortuin moet uitgeven. Je moet echter wel doordacht te werk gaan in je keuze en daarvoor moet je een open geest behouden. “Zo zijn wij bij Silverfin terechtgekomen”, zei Martin. Als afsluiter voegde Dawn er nog aan toe dat externe partners niet de enigen zijn die een toegevoegde waarde kunnen betekenen voor je kantoor. “Wees niet bang om nieuwe mensen met een andere expertise binnen te brengen. Het is altijd goed om na te denken over verschillende vaardigheden”, besloot ze.
Wil je meer weten over Fast Forward 2020? Je kan de volledige opname van onze liveshow met Dawn, Jorgen, Brian en Martin bekijken op de Fast Forward 2020 website.
Klaar om de digitale transformatie van je kantoor in gang te zetten of te versnellen? Contacteer ons vandaag nog, dan maken we er samen werk van.
