In het Oost-Vlaamse Aalter stuwt Julie Van der Mast haar accountancy kantoor Finezz met veel enthousiasme vooruit. Haar focus is duidelijk: ‘Het doel van Finezz? Jou ontzorgen, zodat je volledig kunt focussen op je biznezz’, lezen we op haar website. Julie en haar collega’s leunen daarbij op een aantal tools, waardoor ook zijzelf ontzorgd worden. Hoe? Dat mag ze zelf vertellen!

Eerst nog even dit: Finezz is de nieuwe naam van een boekhoudkantoor dat al een kwarteeuw bestaat. Julie ging er in 2016 aan de slag. Toen haar voormalige bazin in 2021 op pensioen ging, nam Julie het kantoor met veel goesting over. Intussen werd Leen Nayaert medevennoot. Finezz voelt zich gewapend voor de toekomst. Daar heeft Julie ook op ingezet, niet in het minst door vol te gaan voor digitalisering.

‘Toen ik het kantoor in 2021 overnam, zijn we onder een nieuwe vlag verdergegaan’, vertelt Julie. ‘We zijn met z’n achten, maar hebben twee vacatures lopen. Straks zijn we dus hopelijk met tien. Hopelijk, want het is niet makkelijk om mensen te vinden. Daar vertel ik niets nieuws mee. Het is een pijnpunt in onze sector.’

Vijftig procent van de klanten zijn medische en paramedische profielen

‘Ons clienteel bestaat voor vijftig procent uit medische en paramedische beroepen’, aldus Julie. ‘Dat is altijd al zo geweest, al van bij de start van het kantoor in 1988, toevallig ook mijn geboortejaar. (lacht) De andere vijftig procent bestaat vooral uit groothandels in de bouwsector, aangevuld met wat vennootschappen in de dienstverlening. Advocaten en architecten, bijvoorbeeld. Horeca en transport doen we helemaal niet. En ja, dat is een bewuste keuze.’

Vorig jaar liet Julie zowaar zelfs een aantal klanten gaan. ‘We hebben inderdaad afscheid genomen van zo’n veertigtal klanten. We hebben toen bewuste keuzes gemaakt. De sector en omvang van de klant waren daarin een bepalende factor. Wij willen als accountancykantoor een focus leggen. Je kan nu eenmaal niet voor elke sector alle ins en outs kennen. En aan het einde van de dag wil je je klanten wel de best mogelijke service geven. Soms betekent dat dus ook dat je bepaalde klantenprofielen moet laten gaan. We zijn overigens ook selectiever geworden in het aannemen van nieuwe klanten. Dat is niet altijd makkelijk, want ik hoef je niet te vertellen dat de vraag groter is dan het aanbod. Er zijn gewoon te weinig accountants. Het blijft een knelpuntberoep. Aan het einde van de dag wil je je klanten de best mogelijke service geven. Soms betekent dat ook dat je bepaalde klantenprofielen moet laten gaan.’

De digitale overgang zou er komen, met of zonder de voormalige bazin

Julie was zonder meer degene die onder de vleugels van de vroegere eigenaar van het kantoor de digitalisering uitrolde. Maar ze wil die pluim niet op eigen hoed steken. ‘In 2016 was er nog geen sprake van digitalisering, maar de vorige zaakvoerster was wél overtuigd van die nood en het was ook zij, die op haar 65ste die omschakeling nog in gang zette. Zij heeft bijvoorbeeld Silverfin aan boord gehaald. Ik weet dat een aantal oudere kantooreigenaars geen animo meer voelen voor die digitale transitie, maar daarin was mijn voormalige bazin toch uitgesproken anders. Met of zonder haar, die overgang zou er komen. Het is dus minstens een gedeelde verdienste. Zij wilde inzetten op die transitie en ik zorgde voor de praktische uitwerking en implementatie.’

Voor die digitalisering deden Julie en haar collega’s – zoals dat in de meeste kantoren ging – het gros van hun werk in Excel. ‘Zeker voor de vennootschapsbelasting’, vertelt Julie. ‘Toen we Silverfin integreerden, volgden we trouwens een atypische weg. Silverfin wordt meestal eerst gebruikt als rapporteringstool en pas in tweede plaats voor de jaarrekening en vennootschapsbelasting. Wij maakten de omgekeerde beweging: eerst jaarrekeningen, vervolgens vennootschapsbelasting en recent is daar ook de module voor rapportering bijgekomen.’

‘Wij gebruiken Silverfin heel erg op afsluitniveau. We maken er de jaarbundel in op, de interne en externe balans. Die bezorgen we aan klant en aan de fiscus.’

Interne controle wordt oneindig veel eenvoudiger

Digitaliseren, het is allemaal goed en wel, maar er komen natuurlijk ook kopzorgen en kinderziektes bij kijken. ‘Daar ontsnap je niet aan, denk ik’, lacht Julie. ‘Dat eerste jaar moet je veel tijd en energie stoppen in een solide basis. Maar eens die er is, kan je daar de volgende jaren zo makkelijk op verderbouwen, dat het de tijdsinvestering en vele denkoefeningen meer dan waard is.’

Of ze die ‘rit’ ook zou aanraden aan collega’s die nog op de digitale boot moeten springen? ‘Jazeker!’, knikt Julie resoluut. ‘Nogmaals: je moet wat investeren, maar als je die inspanning levert, voel je heel snel het rendement. Een tool als Silverfin maakt interne controle oneindig veel eenvoudiger. In de eerste plaats voor de dossierbeheerders zelf, maar ook voor mij, wanneer ik de controle doe en door de dossiers ga. De kans op fouten is verwaarloosbaar klein. Silverfin blijft ook evolueren. We zien veel toegevoegde waarde, op het vlak van koppelingen en gebruiksgemak. 

Overigens is Silverfin niet de enige tool die we geïntegreerd hebben. In onze branche is het een en/en-verhaal. Dus ja, we leunen net als andere kantoren ook nog op andere applicaties, zoals een Bothive en een Penneo, om er twee te noemen. Maar je kan niet om de toegevoegde waarde en het gebruiksgemak van Silverfin heen. Kort samengevat? Digitalisering loont, zeker in onze overbevraagde sector.’

Dit artikel is overgenomen van Accountancy Vandaag.