De accountancy heeft behoefte aan digitalisering: dat geldt voor de klant én voor de accountant zelf. Toch is digitale transformatie niet vanzelfsprekend. Hoge kosten en een tijdrovend veranderproces zijn vaak obstakels. Dit merkte Tom Lefevere toen hij als UX designer onderzoek deed bij accountantskantoren. In dit artikel deelt hij zijn bevindingen en ervaring op het gebied van digitalisering.
Grijze cijferrekenaar is verleden tijd
Tom vertelt: Tijdens mijn bezoeken aan ruim 100 zaakvoerders en medewerkers van boekhoudkantoren hoorde ik vaak dezelfde wens: Het zou tof zijn als je alle facturen in een schoendoos zou kunnen gooien en ze automatisch verwerkt worden. Die accountants botsen op de beperkingen van het handmatig invoeren. Meer efficiëntie zou helpen om tijd vrij te maken voor een service op maat. De boekhouders die ik ontmoette, voldoen namelijk niet aan het cliché van ‘grijze cijferrekenaar’ en zijn met hun klanten heel begaan.
Digitale frustraties
“Ik stapte de kantoren binnen als UX designer met het idee om de nieuwe toepassing van Xerius voor te stellen en te testen, maar al gauw lag het probleem van digitalisering op tafel.”
Iedereen worstelt met de uitdaging om zijn boekhoudkantoor te digitaliseren, ongeacht of hij in moderne kantoren werkt met ruime vergaderzalen of in onopvallende villa’s waar het bureau bijna letterlijk in de huiskamer staat.
Hoe hip of oude stijl ze ook mogen zijn, aan een plots binnengewaaide UX designer vertelden al deze boekhouders graag over hun digitale frustraties. A chance in a lifetime. En Tom Lefevere luisterde en noteerde gretig.
De boekhouder is een halve IT’er
“Soms voel ik me een halve IT’er”, is een veel gehoorde verzuchting van boekhouders. Het probleem is inderdaad dat een boekhouder verschillende toepassingen nodig heeft om zijn kantoor te kunnen runnen. Omdat die verschillende softwarepakketten niet geïntegreerd zijn met elkaar, is het niet altijd efficiënt werken.
Efficiënt digitaliseren is niet evident
De stap om nieuwe software aan te kopen die wel voor die integratie zorgt, is niet evident. Er is terughoudendheid in het doen van die investering. En dat heeft een aantal oorzaken:
- Kosten: De licenties voor nieuwe software zijn duur en de boekhouder durft de kosten niet altijd doorrekenen aan zijn klant.
- Procesverandering: Digitalisering dwingt zaakvoerders om op een andere manier hun kantoor te leiden. Het kost ook tijd voordat alle medewerkers vlot met de nieuwe toepassing kunnen werken. Zaken lopen vaak ook wel prima zoals ze zijn en kantoren hebben weinig ervaring met zo’n veranderingsprocessen.
- Software-integratie: Dikwijls moeten er ook heel wat klantgegevens overgezet worden omdat de oude en nieuwe software niet of onvoldoende geïntegreerd zijn met elkaar.
Laat de software voor jouw toekomstbeeld werken
Ondanks de terughoudendheid is het besef dat men mee moet zijn met zijn tijd zeker aanwezig.
Maar de boekhouder zoekt te veel naar oplossingen die uitsluitend de huidige manier van werken ondersteunen. Die manier van denken loopt al snel tegen haar limieten. “De software is in theorie wel goed, maar schiet in de praktijk tekort”, hoor je dan dikwijls zeggen.
De moderne boekhouder moet meer denken vanuit hoe hij zijn dienstverlening naar de toekomst toe wil ontwikkelen en wat de klant verwacht in een digitale wereld. Hij moet zijn softwareoplossingen kiezen in functie van het rendement, zijn adviserende rol en toegevoegde waarde die hij wil leveren aan zijn klant.
De ondernemer van de toekomst is handig met technologie. Online, snel en efficiënt. Zo is hij gewend dingen te doen. En zo goedkoop mogelijk, of zelfs gratis als het even kan. Zijn boekhouder moet ook aan die normen voldoen en daar ligt de uitdaging.
Definieer je nieuwe core-business
Het wordt belangrijk dat je je klant kent en dat je investeert in oplossingen die hem maximaal ondersteunen. De toegevoegde waarde gaat verder dan wat vroeger de core-business was van een boekhoudkantoor. Het is belangrijk dat je die core-business van de toekomst definieert en je dienstverlening daarop aanpast.
Advies in mensentaal
“De volgende dossierbeheerder die we in dienst gaan nemen zal vooral een adviserende rol hebben.” Zo is het. Je hoort inderdaad van verschillende boekhouders dat de digitalisering een impact zal hebben op de rol van de medewerkers.
Facturen en kwartaalcijfers inputten, behoort vandaag nog tot het takenpakket van de boekhouder, maar zal geleidelijk plaatsmaken voor persoonlijk advies.
Regelmatig je klant spreken en zijn ambities, uitdagingen en frustraties peilen.. Dat is de nieuwe rol die weggelegd is voor de boekhouder van de toekomst: complexe materie uitleggen in mensentaal waarbij de klant zelf wordt betrokken bij zijn boekhouding.
Dat moet de nieuwe strategische invalshoek worden. Het komt erop aan om een softwarepakket te kiezen dat bij die nieuwe doelstelling aansluit.
Succesvol digitaliseren is succesvol ondernemen
Kantoren die erin slagen om volledig te digitaliseren, creëren capaciteit in tijd en in middelen om hun klanten met de voordelen en opportuniteiten te overtuigen. Denk bijvoorbeeld aan werken met digitale data in real-time en snellere rapportering. Je kunt daarmee de klant op de cruciale tijdstippen persoonlijk en accuraat adviseren over zijn bedrijfsresultaten en kansen. En als je klanten beter kunt informeren, kunnen ze beter ondernemen.
author credit
Tom Lefevere werkt als UX Consultant bij Digital Competence Center Pàu. De gebruiker staat voor hem altijd centraal. Een project kan alleen slagen als de gebruikers- en de businessdoelstellingen overeenkomen. Zijn ervaring in UX bouwde Tom onder meer op bij Xerius, waar hij de digitale marketingstrategie van de website en de verschillende online toepassingen voor zelfstandigen en boekhouders uitwerkte. Hij heeft meer dan honderd interviews en gebruikerstesten op zijn naam staan.
