Kevin Bellemans, accountant en gecertificeerd fiscalist bij Pyxis & Co, vertelt ons over zijn ervaring met Silverfin. Kevin werkt sinds 2015 bij het kantoor en is de laatste jaren sterk betrokken geweest bij het digitale aspect, wat een heel belangrijk scharnierpunt is voor het kantoor.

Silverfin als totaaloplossing

“Met het oog op de digitale transitie bij Pyxis & Co werkten we natuurlijk aan verschillende aspecten, waaronder de jaarafsluitingen en de verschillende rapporten die we kunnen opmaken. Het was eigenlijk heel logisch dat we uiteindelijk voor Silverfin kozen als totaaloplossing. Enkele jaren geleden zijn we begonnen met het implementeren van Silverfin en we blijven ernaar streven om Silverfin jaar na jaar verder te ontwikkelen binnen ons kantoor. Zo kunnen we ons voordeel doen met alle automatiseringen en tools die we tot onze beschikking krijgen”, legt Kevin uit.

De lancering van mapping & de Silverfin Assistant

Sinds eind 2022, begin 2023 is Pyxis & Co begonnen met de overgang naar Silverfin Assistant en de implementatie van mapping. “Het is een zeer goede oplossing, omdat het ons in staat stelt om eindelijk onze verschillende dossiers te harmoniseren, en om eenzelfde coherente structuur toe te passen op de verschillende dossiers die binnen ons kantoor worden behandeld. Het biedt ons ook de mogelijkheid om nog verder te gaan in het harmoniseren en automatiseren van jaarafsluitingen, belastingberekeningen en het opstellen van jaarrekeningen.”

Volgens Kevin is de implementatie van mapping tot nu toe erg goed verlopen:

“We hebben al zo’n dertig dossiers ingevoerd en we zien nu al de positieve effecten van automatisering. We kunnen nu al zien dat we tijd besparen. Bovendien zijn we een paar weken geleden begonnen om het hele team bij het proces te betrekken en ook in dat opzicht gaat alles heel goed. Ik denk dat het hele team echt heeft begrepen waarom deze harmonisatie belangrijk en nodig is.”

Kevins kijk op de uitrol van mapping: “Je moet zorgvuldig te werk gaan, want de mapping was in het begin duidelijk een heel karwei. En dat is ook logisch, want zo’n harmonisatie lukt niet van de ene op de andere dag. Ik denk dat als je de juiste ondersteuning krijgt en een goede structuur toepast, het heel goed mogelijk is om alles te implementeren zonder al te veel tijd te verliezen. Maar je moet jezelf wel de middelen geven om het goed te doen. In ons specifieke geval hebben we bijvoorbeeld geprobeerd om voor het hele kantoor een soort checklist voor de mapping op te stellen, wat betekent dat als je een bepaalde categorie of rekening tegenkomt, je die in die categorie moet mappen, zodat we een duidelijke harmonie kunnen creëren.”

Een extra controle

Kevins conclusie is duidelijk:
“Toen we eind vorig jaar zelf over dit proces nadachten, kwam altijd die essentiële vraag naar boven: “Wat hebben we er écht aan?”

Dus als het gaat om mapping, was het eerste belangrijke aspect de Silverfin Assistant. Toen we de eerste demo’s zagen, waren we meteen overtuigd. Waarom? Omdat de assistent een soort extra controle is op het afsluitwerk dat wordt gedaan of op het maandelijkse rapportagewerk. We weten allemaal dat we een iets mindere dag kunnen hebben, we kunnen allemaal iets over het hoofd zien, ik denk dat we allemaal mensen zijn. De assistent vormt een extra controle in het dossier, die snel gaat en aansluit bij de automatisering. Daardoor kunnen we veel sneller controles uitvoeren en krijgen we extra zekerheid over ons dossier”, legt Kevin uit.

Kevin is overtuigd: “Vanuit dat oogpunt is de automatisering echt zinvol, want nogmaals, het beperkt de kans op fouten en het zorgt voor een extra paar ogen op jaarafsluitingen of rapporten. Ik gebruik dit voorbeeld graag omdat de rapporten wel worden gecontroleerd, maar misschien iets minder gedetailleerd dan een jaarafsluiting, afhankelijk van het dossier. En dankzij de automatisering kunnen we heel snel een controle uitvoeren, bovenop wat we gewoonlijk kunnen doen, en nogmaals het risico op fouten beperken.”