Met 6 vestigingen en meer dan 160 medewerkers, is Baker Tilly wat je noemt een “groot” accountancy kantoor, bovendien maakt het deel uit van een internationale groep. Sinds een jaar is de Belgische tak aan de slag met Silverfin. Een groot kantoor betekent echter ook heel wat mensen die je moet overtuigen van zo’n omschakeling. We waren dus benieuwd hoe dat proces bij hen is verlopen.

Stroomlijnen om nog meer hands-on te kunnen adviseren

Baker Tilly wil ondernemingen begeleiden en ondersteunen doorheen de verschillende fases van hun traject. De kracht van het bedrijf is dat ze de slagkracht van een grote speler combineren met kwaliteitsvol werk op lokaal niveau. “We luisteren goed naar onze cliënten zodat we hun belangen kunnen blijven verdedigen”, vertelt Annelies, partner bij Baker Tilly en verantwoordelijke voor informaticaprojecten. “We werken daarbij zeer hands-on en proactief en zorgen voor een duidelijke communicatie zonder al te veel toeters en bellen.”

Bij Baker Tilly merkten ze een aantal jaar geleden al dat de nood aan advies groter werd. “Vroeger moesten we vooral gegevens verwerken”, gaat Annelies verder, “nu verwachten cliënten dat we hun cijfers interpreteren en hen hierover adviseren. Ook dat proberen we zo hands-on mogelijk aan te pakken door de cijfers te vertalen naar de ondernemer toe en alles zo duidelijk mogelijk voor te stellen.” Baker Tilly wilde zijn manier van werken verder stroomlijnen om meer tijd ter beschikking te hebben voor interpretatie en advies. Maar het wilde ook zelf de touwtjes in handen houden op vlak van set-up en branding. In hun zoektocht naar een systeem dat hieraan kon voldoen, kwamen ze bij Silverfin terecht.

Een duidelijk afgelijnd onboarding traject

“Op aanraden van Cedric, onze Customer Succes Manager hebben we het traject van de Silverfin-weken gevolgd”, vertelt Alexandra, een van de key users. “Daarna hebben we stapsgewijs meer en meer mensen bij de implementatie betrokken.” Daarnaast werd er intern een opleiding gegeven over de werking van de tool en was er in een latere fase ook nog een gezamenlijk Q&A-moment waar medewerkers vragen konden stellen. Maar ook nu staat niemand er alleen voor. “De collega’s weten dat ze bij mij terecht kunnen met hun vragen”, zegt Alexandra, “en als ik het zelf niet weet, kan ik altijd bij Cédric terecht.”

Op die manier liep de implementatie bijzonder vlot, bevestigt ook Pieter van de IT-dienst. “Bij een verandering krijg je altijd wel wat tegenstand”, weet hij. “Je hebt altijd te maken met verschillende mensen die elk hun eigen gewoontes hebben. Dat pas je niet zomaar aan. Vaak moeten mensen eerst zelf ervaren dat het nieuwe systeem efficiënter is, maar dat zie je uiteraard pas wanneer je het zelf gebruikt. Het is dus een beetje de kip of het ei”, concludeert hij. Toch viel dat in het geval van Silverfin bijzonder goed mee in vergelijking met andere systemen die in het verleden al geïmplementeerd werden bij Baker Tilly. “Exact Online bijvoorbeeld gebruiken we intussen al 6 jaar. Maar ik denk dat de allerlaatsten pas vorig jaar mee op de kar zijn gesprongen”, herinnert hij zich.

Optimaal gebruik dankzij de juiste ondersteuning

Ook Annelies vindt dat de omschakeling al bij al vlot verliep, al ging dat niet overal zonder slag of stoot. “In Luik verliep alles wat moeilijker omdat zij eigenlijk nog nooit met een dergelijk programma hadden gewerkt”, vertelt ze. “Zij werkten tot dan toe altijd in Excel, voor hen was de omschakeling dus het grootst.” Maar intussen is ook daar de koudwatervrees overwonnen. “Silverfin heeft daar goed op ingespeeld door een Franstalige collega te sturen om hen te ondersteunen”, gaat ze verder. Bovendien waren de krijtlijnen al uitgezet dus hoefde dit kantoor zich alleen maar te concentreren op de implementatie. “Het heeft even geduurd om hen mee te krijgen, maar ook zij zijn nu heel enthousiast”, bevestigt Annelies blij.

En hoe ziet de dagelijkse praktijk er nu uit? “De cijfers bewijzen dat er niet alleen x aantal dossiers in in Silverfin staan, maar dat er ook in die dossiers gewerkt wordt”, zegt Pieter. “Binnen de IT-afdeling hebben we een helicopterview over alle software en tools binnen Baker Tilly dus we kunnen die activiteit ook echt zien.” Hij is ervan overtuigd dat het gebruiksgemak daar sterk toe bijdraagt.

Een succes dat smaakt naar meer

De omschakeling was dus een groot succes, maar het ontwikkelingsverhaal is zeker nog niet ten einde. “We zijn nog maar een jaar bezig dus op vandaag fungeert Silverfin binnen onze organisatie als rapporteringsprogramma”, vertelt Annelies. “Maar het is wel de bedoeling dat we met alle data die erin zitten op termijn bepaalde insights kunnen verwerven.” Daarnaast worden er stappen gezet om Silverfin aan het klantenportaal te koppelen. Ook ontwikkelingen waarmee het systeem automatisch adviespunten naar voor zou brengen, zien ze bij Baker Tilly wel zitten. Er liggen dus nog heel wat mooie evoluties in het verschiet. The best is yet to come.

Meer weten over de Silverfin Assistant? Je leest er hier meer over.
Wil je graag een demo boeken? Dat doe je hier.