Onze gids om de diensten die je aan klanten levert te transformeren.
De overstap van een sterke focus op compliance naar een bredere waaier aan adviserende diensten is geen eenvoudige of snelle stap. Het kost tijd, planning en het juiste talent en de juiste infrastructuur om dit te realiseren.
Om je te helpen bij het opstarten (of versnellen) van de transformatie van je kantoor hebben we een aantal van de belangrijkste gebieden geschetst waar je je volgens ons op moet focussen – en stellen we de praktische stappen voor om je in deze planning te begeleiden.
1. Waarde creëren bij je beste klanten
Je focus op adviesverlening zal niet bij al je bestaande klanten aanslaan, althans niet onmiddellijk. Het is dus belangrijk om je bestaande klantenbestand te herzien en je te richten op de klanten die het meest openstaan voor een diepgaande vorm van accountancy.
Om je te helpen dit te doen, classificeer je klanten in drie categorieën:
- Categorie A – gewaardeerde klanten waarmee je goede relaties hebt en die beschikken over de juiste systemen. Ze gebruiken reeds je adviserende diensten of je kan hen er makkelijk naar opwaarderen. Praat met deze klanten en ontdek welke diensten zij zoeken, de specifieke gebieden waar zij hulp nodig hebben en peil naar hun visie op de prijsstelling.
- Categorie B – klanten die wat tijd en moeite nodig hebben om te overtuigen van je nieuwe diensten, maar die waardevol (en winstgevend) kunnen blijken als je je relatie en servicemix kan veranderen. Ontmoet deze klanten vaker en voer diepere gesprekken met hen. Bepaald de belangrijkste aanvullende diensten die zij nodig hebben. Gebruik de data die je over hen beschikt om adviserende gesprekken te starten.
- Categorie C – klanten waar er weinig mogelijkheden zijn om de relatie uit te breiden naar adviesverlening en waarbij een diep vertrouwen (en interesse) enkel rust op compliance.
Breng nu je diensten op de markt bij de juiste doelgroep – verspil geen kansen of tijd aan het praten met klanten over diensten waarin ze waarschijnlijk niet geïnteresseerd zijn. Beman deze klanten ook in functie van de opportuniteit – zet je beste adviseurs in voor de klanten met de grootste behoefte en opportuniteit. Verhoog het aantal klanten per teamlid dat je beheert met alleen compliance. Zorg ervoor dat je marketing ook zorgvuldig is gericht op het aantrekken van de klanten die je wil en minder op degene die je niet wil.
2. Maak compliance goedkoop (of zelfs gratis)
In een tijd waarin de toegevoegde waarde voor compliance laag is, is het belangrijk om dit op de correcte manier te positioneren – waar compliance vereist is, maar niet centraal staat bij de diensten waarvoor je je klanten vraagt om te betalen. Veel accountancy kantoren zijn er steeds meer van overtuigd dat compliance een noodzakelijk onderdeel is van elke boekhoudkundige relatie – maar dan wel een die zeer concurrerend geprijsd zou moeten zijn, of zelfs gratis, voor alle klanten.
Om klanten de waarde van compliance werkzaamheden te doen inzien, is het belangrijk om de fundamentele rol van boekhouding, data-invoer en de core accounting workflows te verklaren. Deze workflows spelen een rol bij het produceren van de belangrijke financiële en zakelijke gegevens die je adviesverlening voeden. Zorg ervoor dat je waar mogelijk een direct verband laat zien tussen deze compliance gegenereerde data en het advies dat je geeft en dat als waardevol wordt ervaren – koppel de twee diensten bij elke gelegenheid aan elkaar vast.
3. Houd je data workflows op één plek
Om je adviesverlening succesvol te laten werken, heb je de juiste software en systeem infrastructuur nodig die het kantoor aansturen – en in de meeste gevallen betekent dit dat je alles rond één centraal platform moet afstemmen.
Om je gegevens harder laten werken:
- Zorg voor een volledige integratie van alle oplossingen en zoek naar software die de juiste API’s (Application Programming Interface) en integraties biedt om je programma’s en data op een effectieve manier aan te sluiten op verschillende bronnen.
- Centraliseer al je klantgegevens in één grote datahub zodat je snel en eenvoudig toegang hebt tot de informatie die je nodig hebt. Dit maakt het eenvoudig om nieuwe trends in je klantenbestand te zien waar je op kunt reageren.
- Voer je verschillende compliance-workflows en -rapportages uit vanuit één enkele applicatie, zodat je taken kan beheren, gegevens kan analyseren, realtime rapporten kunt maken en direct met klanten kan communiceren. Dit zal je helpen om het aantal klanten te verhogen dat een teamlid kan beheren.
4. Automatiseren je compliance werk
Het afronden van compliance werk is een van de belangrijkste taken die de tijd en productiviteit van je hooggekwalificeerde medewerkers opslorpt. Door gebruik te maken van technologie om tijdrovende gebieden zoals boekhouding, pre-accounting en gegevensinvoer te automatiseren, wordt tijd bespaard en kan het team zich concentreren op adviesverlening.
Om de automatisering volledig te integreren:
- Automatiseer je boekhouding met behulp van optische tekenherkenning (OCR) technologie en data management apps zoals Receipt Bank of AutoEntry om het papierwerk van klanten slim te scannen, de output te digitaliseren en de resulterende data door te trekken in je account software en workflow platform.
- Automatiseer de kredietcontrole van de klant door gebruik te maken van de debiteuren tracking tools in je software, of integreer geautomatiseerde debiteuren applicaties zoals Chaser of Fluidly om de betalingsachterstanden van je klant automatisch op te sporen en hun oude debiteurennummers te verbeteren.
- Automatiseer herinneringen en meldingen voor klanten met behulp van slimme herinneringen in je software-oplossingen om met klanten te communiceren wanneer er btw-informatie nodig is, fiscale informatie moet worden ingediend of de loonlijst moet worden gecontroleerd en afgetekend, enz.
5. Word proactief met je inzichten
Technologie kan in steeds sterkere mate een groot deel van de low-level analyse zelf doen, waarbij het vermogen tot machine learning en artificiële intelligentie binnen de boekhouding in hoog tempo toeneemt.
Word proactief in je advies en gesprekken met klanten:
- Definieer de positieve en negatieve elementen zodat je ze kan taggen, en stel je software zo in dat de gegevens automatisch worden geanalyseerd en gefilterd om de belangrijkste problemen en kansen eruit te halen.
- Maak regelmatig rapporteringen en inzichten en voeg je eigen persoonlijke commentaar toe aan de trendanalyse, rood/groene vlaggen en inzichten van je reporting software.
- Maak hier een conversatie starter van, ga met de klant aan tafel zitten om te praten over het commentaar en de inzichten, en definieer welke aanvullende diensten of werkzaamheden hij/zij nodig heeft.
6. Zorg voor het juiste team en skill set
Het aannemen, opleiden en behouden van de juiste mensen is van fundamenteel belang voor het leveren van nieuwe diensten. Het vermogen om zinvolle adviesgesprekken met klanten te voeren is een belangrijke vaardigheid – dus als je adviesverlening wilt leveren, is het van cruciaal belang om het juiste talent binnen het bedrijf te hebben.
Om een team te creëren dat de uitdaging aangaat:
- Definieer de sleutelrollen die je nodig hebt en hoe ze je vernieuwde diensten zullen leveren.
- Promoot of rekruteer de beste mensen voor de functie en breidt uw talentenpool uit.
- Leid je team op om hun kennis te vergroten, waardoor hun waarde voor klanten toeneemt.
- Bouw een zinvolle relatie op met je klanten, zodat ze je personeel vertrouwen en waarderen.
7. Versterk je klantenrelaties
Volgens Xero plaatst 30% van de kleine bedrijven accountants bovenaan hun lijst van vertrouwde adviseurs – en het leveren van diensten met toegevoegde waarde kan dit vertrouwen aanzienlijk vergroten.
Boekhouden mag dan ooit een getallenspel zijn geweest, maar het opbouwen van een werkelijk geweldig 21e eeuws accountancy kantoor, een bedrijf van de toekomst, gaat steeds meer over je vermogen om diepe relaties op te bouwen.
Het zijn deze langdurige relaties en partnerschappen die je overstap naar adviesverlening zullen stimuleren.
Om deze relaties op te bouwen en te stimuleren:
- Breng meer een-op-een tijd door met klanten, of dat nu in persoon is, aan de telefoon of via video conferencing apps zoals Skype, Zoom of Webex. Het verhogen van je interacties is een belangrijke manier om klanten het gevoel te geven dat ze meer waarde uit de relatie halen.
- Leer hun bedrijf van binnen en buiten kennen en luister naar de doelstellingen van klanten, hun zorgen en wat hun huidige pijnpunten zijn. Hoe beter je hun bedrijf kent, hoe meer adviesverlening en waarde je kunt toevoegen voor hen als betrouwbare partner.
- Personaliseer je adviesverlening en diensten zodat je klant het gevoel heeft dat hij of zij een service op maat krijgt die goed gericht is op de cijfers, KPI’s en doelstellingen die voor hem of haar van belang zijn.
Om te ontdekken hoe je connected accounting volledig kunt integreren en het accountancy kantoor van de toekomst kunt worden, download onze nieuwste eGuide.
