Hoe accountancykantoren en hun klanten profiteren van automatisering van compliance en rapportering en welke zakelijke kansen dit biedt voor accountants.
Automatisering zorgt in bijna elke sector voor een ware revolutie op de werkvloer. De accountingsector is daarop geen uitzondering. Het McKinsey Global Institute schat dat ongeveer 50% van alle accountingtaken geautomatiseerd kan worden door gebruik te maken van de bestaande technologie.
Maar wat maakt automatisering zo aantrekkelijk voor bedrijfsleiders? En wat is de impact van geautomatiseerde taken op zowel accountants als hun klanten?
We diepen 4 essentiële vragen uit om beter te begrijpen wat automatisering betekent en hoe je het zelf kan implementeren:
- Wat zijn de voordelen voor accountancykantoren?
- Wat is de impact op accountants?
- Wat zijn de voordelen voor de klant?
- Hoe kunnen kantoren in alle vertrouwen van start gaan met hun automatiseringstraject?
Wat doet automatisering voor jouw kantoor?
Uit ons eigen onderzoek blijkt dat de wil om succesvol te automatiseren er zeker is bij accountancykantoren. Het gaat dan om automatisering van workflows en rapporteringen zoals aanmaak van dossiers, werkdossiers, audits en belastingen. We zien ook dat bedrijven hier vooruitgang in boeken. 64% van de kantoren geeft aan dat ze hun belangrijkste accounting workflows en processen al geautomatiseerd hebben.
Het overduidelijke voordeel van automatisering is uiteraard de tijdsbesparing die ze oplevert. Uit bevindingen van Accenture blijkt dat je dankzij automatisering tot wel 90% tijdswinst kan boeken. Daartegenover staat dat klanten steeds minder waarde toekennen aan standaard compliance en financiële rapportering. Je moet die rapportering dus zo snel en accuraat mogelijk kunnen afronden.
Dankzij automatisering hoeven accountants zich niet langer te verliezen in arbeidsintensieve en foutgevoelige, manuele berekeningen, maar kunnen ze deze basisactiviteiten met een druk op de knop afronden.
Daarnaast kunnen kantoren dankzij automatisering ook een accurate rapportering hanteren die coherent is binnen het hele kantoor, ongeacht welke accountant het klantdossier heeft bijgewerkt. Automatisering van je accounting biedt voordelen voor de aanmaak van dossiers, belastingen, audits en zelfs voor outsourcing of diensten zoals virtuele financiële controle of beheer. Uit ons onderzoek blijkt dat 70% van de kantoren voor hun belangrijkste accounting workflows een uniforme werkwijze hanteert in het hele kantoor. Daardoor zijn de activiteiten binnen het kantoor een stuk efficiënter en renderen ze ook veel meer. In dat opzicht is automatisering dus net zozeer een kwestie van controle als van snelheid.
De rol van de accountant verandert
Maar welke impact heeft dit steeds intensievere gebruik van technologie dan op accountants? Uit het rapport van McKinsey komt dan wel naar voren dat 50% van de accountingtaken geautomatiseerd kan worden, het zegt ook dat slechts 10% van die taken voor meer dan 90% geautomatiseerd kan worden. Mensen zijn dus nog steeds van essentieel belang in het proces en 67% van de accountants is er intussen van overtuigd dat cloudtechnologie hun rol makkelijker kan maken.
En die verandering kan wel eens een hemelsbreed verschil maken, zowel op het vlak van scope als op het vlak van kenmerken. Naar schatting zullen wereldwijd zo’n 375 miljoen werknemers hun vaardigheden sterk moeten bijschaven om in tandem te kunnen werken met machine learning en automatisering.
Maar voor accountancykantoren die vooruitdenken, zijn in het domein van de technologie en de digitale transformatie heel wat kansen te rapen. De impact van technologie op de herdefiniëring en herpositionering van je rol als accountant is dan ook geen reden tot bezorgdheid. Het is daarentegen juist een kans voor accountants om zich te richten op taken met een hoger rendement, zoals analyse en bevraging van financiële data om zo trends en zakelijke opportuniteiten te spotten voor hun klanten. Automatisering biedt accountants de tijd en tools die ze nodig hebben om de rol van reactieve rapporteur van zich af te gooien en zich te ontpoppen tot proactieve business partner en gewaardeerd adviseur.
Toegevoegde waarde voor klanten
Maar wat zijn nu de voordelen van die automatisering voor je klanten? Volgens Forbes kan automatisering ertoe leiden dat meer dan 40% van de tijd die je besteedt aan finance, ingevuld kan worden met activiteiten met een hoger rendement. Zo kunnen accountants echt tot op het bot gaan en financiële rapporten afleveren met daarin inzichten die cruciaal zijn voor de activiteiten van hun klanten.
Uit ons onderzoek over de huidige situatie in de sector blijkt bijvoorbeeld dat:
- 58% van de kantoren zijn eigen workflows, rapportering en diensten kan ontwikkelen met gebruik van hun technologieplatform
- 49% allerhande realtime rapporten kan aanmaken met gebruik van live data
Klanten kunnen beschikken over realtime data, zodat ze een zicht hebben op de situatie binnen hun bedrijf hier en nu en niet alleen op die van het vorige boekjaar. Ze ontvangen rapporten op maat, waardoor ze toegang krijgen tot informatie die cruciaal is voor hun bedrijf en die hen helpt betere strategische beslissingen te nemen om tot betere bedrijfsresultaten te komen. Op die manier kunnen kantoren dus verder gaan dan algemene compliance en kunnen ze inzichten bieden die echt het verschil maken.
Automatisering van accounting in praktijk brengen
Voor veel accountancykantoren is de overstap van laagrenderende rapportering naar hoogrenderende adviesverlening een project op middellange tot lange termijn. Uit ons onderzoek blijkt echter dat slechts 22% van de kantoren automatische waarschuwingen of rapporten kan aanmaken op basis van klantgegevens, waarmee ze hun klanten proactief kunnen adviseren. Bij de meerderheid zit de intentie dus juist, maar slagen ze er nog niet in die om te zetten in de praktijk.
Voor de automatisering van workflows is standaardisering van gegevens een absolute noodzaak. Maar dat kan alleen maar als je beschikt over een centraal dataplatform dat financiële data uit alle boekhoudpakketten en andere financiële bronnen standaardiseert.
Wanneer je de gegevens downloadt in Excel of werkt met een omrekenbestand, zijn de data niet geconnecteerd en stromen ze niet in realtime door. Bijgevolg stijgt het het risico op fouten sterk en kun je voor rapporteringen niet op deze gegevens vertrouwen.
Wanneer je data uit verschillende bronnen kan importeren en consolideren, je data kan standaardiseren en succesvol je belangrijkste workflows kan automatiseren, dan heb je wat wij het Hindsight-niveau noemen, bereikt. Hiermee heb je een volledig beeld van alle financiële data, zodat je rapportering snel, accuraat en coherent kan verlopen.
Silverfin heeft de datahub en best practice template workflows voor je klaarstaan, zodat ook jij je accounting kan automatiseren.
En wanneer je Hindsight hebt verkregen, ben je klaar voor de volgende stap in je traject om een Connected Accountant te worden en voor je klant op te treden als zijn meest waardevolle en betrouwbare adviseur.
