Jaarrekeningen voor klanten opmaken op basis van de geïntegreerde data in Silverfin, dat was al een tijdje mogelijk. Maar nu gaan we nog een stap verder: dankzij de integratie met Comax Bnb wordt immers ook de neerlegging een stuk eenvoudiger. “We werken al lang samen met Comax en zijn heel blij dat we onze klanten nu deze extra feature kunnen aanbieden waarmee ze hun jaarrekeningen naadloos kunnen neerleggen bij de Nationale Bank van België”, vertelt Marilena Zagana, Hoofd Marketplace Partnerships bij Silverfin.
Overzicht van A tot Z binnen dezelfde vertrouwde omgeving
De voorbije jaren zijn de mogelijkheden van Silverfin steeds uitgebreider geworden. Naast de opmaak van de jaarrekening op basis van de geconnecteerde data op ons platform is het intussen ook mogelijk om de interne controle van de documenten in Silverfin uit te voeren. De neerlegging van de jaarrekening zelf was echter nog niet opgenomen in het digitale proces. Nu wordt er na de opmaak van de jaarrekening vaak een XBRL-bestand uit Silverfin getrokken dat dan manueel moet worden opgeladen bij de Nationale Bank. Hoewel het proces op het moment van finalisering van de documenten dus nog niet volledig is afgerond, verdwijnt het dossier in kwestie wel van de radar. Dankzij een partnership met Comax, wil Silverfin dat gat dichtrijden.
“Het proces voor de neerlegging telt zoveel stappen en taakjes dat je haast een octopus moet zijn om alles onder controle te houden”, lacht Ellen, de zaakvoerster van Comax. “Met onze Comax BnB-tool willen we ervoor zorgen dat accountants een paar armen minder nodig hebben.” Wanneer de Comax-integratie geïnstalleerd is, kunnen dossierbeheerders de XBRL-bestanden van hun jaarrekeningen vanuit Silverfin rechtstreeks doorsturen naar het Comax-platform. “De integratie met de Comax Bnb Connector betekent een verdere stroomlijning van het proces en een enorme tijdswinst voor accountants,” zegt Marilena. Dankzij de integratie is het XBRL-bestand immers al gelinkt aan het juiste ondernemingsnummer en kan het meteen doorgestuurd worden naar de Nationale Bank. Ook voor de dossierbeheerder zelf wordt de opvolging een stuk overzichtelijker dankzij statusmeldingen over het dossier in Silverfin. “Klanten vertellen ons dat ze met de automatische neerlegging gigantisch veel tijd winnen”, bevestigt Ellen, “tot wel driekwart van de tijd ten opzichte van het normale proces.”
Automatische betaalverzoeken en hun status
Een ander cruciaal punt in de neerlegging van een jaarrekening is de betaling van de neerleggingskosten. De jaarrekening wordt immers pas gepubliceerd als die betaald zijn. In het klassieke proces moet de neerlegger ofwel alle betalingen dossier per dossier doorgeven aan de financiële dienst van het kantoor, ofwel elke klant afzonderlijk een mail sturen. Bovendien moet al die communicatie ook nog eens correct geklasseerd worden. “In de Comax BnB-tool worden deze acties echter grotendeels geautomatiseerd”, legt Ellen uit. “Afhankelijk van de instelling die je kiest, kan je intern meerdere betalingsverzoeken tegelijk doorsturen of klanten aan de hand van een e-mailtemplate automatisch op de hoogte brengen dat actie vereist is.” De verstuurde mails worden bovendien automatisch geklasseerd en de verzendtaak afgevinkt. In het overzicht van de dossiers zie je ten slotte in één oogopslag bij welke klanten de publicatie al volledig rond is en welke klanten je nog een herinnering moet sturen. En ook dat laatste doe je met een simpele muisklik.
Je compliance op orde houden wordt dus weer een stukje eenvoudiger en sneller. “Silverfin en Comax hebben een gemeenschappelijk doel: het accountingproces zo vlot mogelijk laten verlopen voor onze klanten”, sluit Marilena af. “We zijn dan ook enorm blij dat we kunnen samenwerken om deze integratie aan te bieden.”
