Vergaderingen zijn voor accountants natuurlijk bekend terrein. Maar technologie biedt ook een pak nieuwe mogelijkheden om het klantcontact te verrijken.
Denk bijvoorbeeld aan online meetings. Onderstaande blogpost is een korte samenvatting van de praktische gids “How Accountancy firms are taking more meetings online”, die je hier gratis kan downloaden.
Breng je klantcontact online
Als het gaat om adviesverlening, is regelmatig klantcontact essentieel. En tegenwoordig betekent face-to-face niet noodzakelijkerwijs ook in persoon. Online vergaderingen zijn een makkelijke manier om waardevol persoonlijk contact te faciliteren.
Aan applicaties heb je keus genoeg: Skype, Zoom, GoToMeeting… Met een internetverbinding, een computer of tablet én de onderstaande stappen ben zo klaar om aan de slag te gaan. Een uitgebreide vergelijking tussen de verschillende tools vind je in het e-book.
De toepassing kiezen die je gaat gebruiken is maar een eerste stap. Belangrijker is ervoor te zorgen dat zowel je medewerkers als klanten vertrouwd raken met online meetings. Volg deze 3 stappen en voor je het weet maken online meetings integraal deel uit van je klantencommunicatie.
Stap 1: Help de klant om technologie te omarmen
Maak de klant laagdrempelig wegwijs in de wereld van online tools. Leg tijdens een telefoongesprek of een face-to-face meeting duidelijk uit wat een online meeting is en hoe het praktisch verloopt.
Dit kost misschien eerst even wat tijd, maar het is een mooie gelegenheid om je meerwaarde te tonen en je kantoor als een toekomstgerichte organisatie neer te zetten. En je klant weet dan al wat te verwachten.
Stap 2: Nodig de klant uit voor de eerste online meeting
Van zodra er een gelegenheid is voor een online meeting, kan je vervolgens een uitnodiging sturen per email. Een kort maar krachtig bericht werkt het best:
- Houd de onderwerpregel beknopt maar betekenisvol. Bijvoorbeeld: Uitnodiging online bespreking rond [onderwerp meeting]
- Hou de tekst van de email ook kort. Geef het voordeel en de meerwaarde van de meeting aan.
Om [onderwerpmeeting ]binnen [naam bedrijf] te bespreken, nodig ik je graag uit voor een online bespreking op [datum en uur 1] of [datum en uur 2]. Op de agenda staat [detail onderwerp 1] en [detail onderwerp 2]
Ik heb een aantal zaken voorbereid die we via schermdeling kunnen overlopen, zo heb je meteen een duidelijk beeld van de stand van zaken. Openstaande punten kunnen we meteen ook doornemen.
- Voeg de agenda voor de vergadering toe. Zo weet de klant waar hij of zij aan toe is, en kunnen ze eventueel nog zaken voorbereiden.
Stap 3: Creëer waarde
Als de afspraak eenmaal gemaakt is, is het aan jou om de belofte aan de klant waar te maken, en een nuttige en interessante meeting voor te bereiden.
Elke klant heeft eigen specifieke noden en doelstellingen. Door financiële data op een visuele manier en op maat te presenteren, creëer je tijdens een meeting waarbij je je scherm deelt meerwaarde voor de klant.
Hier zijn 3 tips om je te helpen bij de voorbereiding:
- Tip 1 : Stel financiële targets vast
Verdiep je in de doelstellingen van je klant en breng zijn belangrijkste financiële ratio’s in kaart. Vertaal dit naar een plan van aanpak met duidelijke targets om na te streven.
- Tip 2: Rapporteer op maat
Stem je rapportering zo specifiek mogelijk af op de situatie van je klant. Is cashflow bijvoorbeeld een aandachtspunt? Spits je rapportering dan toe op de liquiditeit van de onderneming.
- Tip 3: Breng de evolutie van de cijfers in beeld
Rapporten hoeven niet beperkt te zijn tot een bepaalde momentopname. Ga verder dan dat door je te richten op de trends en evolutie van de cijfers. Of breng verschillende financiële ratio’s met elkaar in verband: vergelijk bijvoorbeeld de omzet en het budget van de onderneming.
Tot slot nog paar algemene tips & tricks voor online meetings:
- Spreek een uniforme manier van werken af op kantoor rond online meetings, zodat iedereen ze op dezelfde manier aanpakt. Dat werkt vlotter en komt goed over naar de klant toe.
- Je gezicht tonen of niet? De camera aanzetten maakt het gesprek persoonlijker, maar vaak is je scherm delen voldoende om de informatie duidelijk over te brengen. Als je de webcam gebruikt, zorg dan dat het zichtbaar is dat je één en al oor bent.
- Deel je je scherm? Check dan even of de klant jouw scherm ook ziet. Zo voorkom je misverstanden.
- Maak aantekeningen en volg meteen na de meeting op met een samenvattende email.
Download hier het ebook voor meer praktische tips: How Accountancy firms are taking more meetings online
