Dovacc werd in 2015 opgericht door Douwtje Vanhorebeek. Een jaar later nam ze het toenmalige accountancykantoor Borremans over, waar ze tot dan toe in dienstverband had gewerkt. Sindsdien kent het kantoor een gestage groei en heeft het intussen een mooie klantenportefeuille opgebouwd van 120 vennootschappen en 300 eenmanszaken.
Digitalisering: de enige weg vooruit
Douwtje zette vanaf het prille begin voluit in op digitalisering. “We zijn een team van allemaal jonge mensen,” legt ze uit, “we wilden dan ook graag alles digitaliseren. Daar waren meerdere redenen voor: eerst en vooral is onze generatie uiteraard goed vertrouwd met een digitale omgeving. Daarnaast speelde voor mij persoonlijk de impact op het milieu ook mee. Als we een paar bomen kunnen sparen door minder nutteloze prints te maken, dan kan ik daar alleen maar blij om zijn. Maar het was ook – en vooral – een kwestie van centralisatie en veiligheid. Als er nu bijvoorbeeld brand zou uitbreken, zijn onze dossiers niet verloren. Dat zou vroeger wel anders geweest zijn.” Uiteraard ging het digitaliseringsproces niet vanzelf. “Toen ik het kantoor overnam, was er nog helemaal niets gedigitaliseerd. Bovendien waren de reacties bij bepaalde klanten aanvankelijk wat gemengd. Ik was en ben echter 100% voorstander van digitalisering en heb dus met het hele team doorgezet. Met een mooi resultaat.”
Een automatische doorstroming van financiële data
In haar zoektocht naar de beste manier om te digitaliseren hield Douwtje verschillende pakketten tegen het licht. “Silverfin sprong er voor ons uit als het duidelijkste programma. Daarnaast biedt het platform ook een goede ondersteuning op vlak van wetgeving. Ik denk dan bijvoorbeeld aan de berekening van de interest, wanneer daar iets in verandert, wordt dat direct op het platform aangepast. Daarnaast gaat het werk ook een stuk sneller en zijn onze klantendossiers altijd en overal beschikbaar.” Bovendien kon het kantoor Silverfin naadloos integreren met andere programma’s. “Om documenten te scannen werken we met Clearfacts, voor de boekhouding is er ExpertM en tijdsregistraties gebeuren via Fid manager. Al die programma’s zijn gelinkt met Silverfin waardoor de informatie automatisch wordt doorgestroomd. Als we alle informatie uit de andere programma’s manueel zouden moeten overzetten, zou ons dat enorm veel tijd kosten. Maar dat is dus niet nodig. Heel handig.”
Vennootschapsbelasting & Jaarrekening: onmisbare schakels in het geheel
“Toen de modules Vennootschapsbelasting en Jaarrekening in 2018 gelanceerd werden, hebben we ze direct aangeschaft. Tot dan toe werkten we voor die aangiftes met een andere module. We waren echter maar matig tevreden over die toepassing. Bovendien vonden we ze niet bijzonder gebruiksvriendelijk. Sinds we de modules Vennootschapsbelasting en Jaarrekening van Silverfin hebben aangeschaft, gaat alles veel vlotter. Werkdossiers worden automatisch doorgestroomd naar de beide modules en nieuwe gegevens worden automatisch gesynchroniseerd. Zaken waar we voorheen een uur tijd aan moesten besteden, kunnen we dankzij die synchronisatie nu in 10 minuten afronden. De modules zijn dus absoluut een meerwaarde voor ons. We zouden niet meer zonder kunnen.” Douwtje is dan ook zeer duidelijk in haar boodschap naar andere kantoren. “Ik kan collega’s alleen maar aanraden om de extra modules aan te schaffen. Je kan heel makkelijk schakelen tussen de verschillende modules in Silverfin en doordat alle data onderling gekoppeld zijn, staan er al heel wat gegevens klaar. Het cijferwerk gaat daardoor een stuk sneller waardoor je veel meer tijd aan je klanten zelf kan besteden. Dat is niet alleen veel leuker werk, het is ook veel lucratiever.”
Een aanpassingsproces dat de moeite loont
“Zoals bij elke aanpassing was het bij aanvang natuurlijk een beetje zoeken,” herinnert Douwtje zich. “Na de implementatie hebben ze workshops van Silverfin gevolgd om met het programma vertrouwd te geraken. Daarna was het een kwestie van veel doen en gebruiken. Tim, onze dossierbeheerder, heeft ons zeker in die beginperiode heel veel en heel goed geholpen. We konden steeds met al onze vragen bij hem terecht. Daarnaast heerste er een leuke dynamiek in ons team waarbij iedereen van elkaars ontdekkingen kon leren waardoor het team als geheel steeds sterker werd.”
En hoe lopen de zaken nu? “Intussen zijn we het werken met Silverfin en de extra modules al goed gewend. Het werk gaat een stuk sneller dan vroeger, het platform is steeds up-to-date volgens de laatste wetswijzigingen en alle financiële data staan centraal opgeslagen waardoor ze altijd voor iedereen beschikbaar zijn. Ook naar klanten toe is dat heel handig, want de klant van vandaag wil zijn cijfers “hier en nu” kunnen bekijken. Met de oude manier van werken was zoiets ondenkbaar geweest, maar dankzij Silverfin kunnen we onze klanten hierin makkelijk tegemoet komen. Ik kan andere kantoren dan ook alleen maar aanraden om zelf ook zo snel mogelijk de stap naar digitaal te zetten.”
