Volgens Ray Kurzweil, de befaamde futurist en Google-topman, bestaat er ten aanzien van de adoptie van technologie een zekere cyclus. “Allereerst zien we een stadium waarin overenthousiaste gebruikers al zeer vroeg met de technologie aan de slag gaan: dat zijn de vroege vogels. Daarna volgt er een golf van verwarring die vervolgens omslaat in de werkelijke transformatie.”
Deze cyclus zien we ook op het gebied van technologie voor accounting: aan het begin van de digitale transformatie werd er in hoog tempo veel vooruitgang geboekt. Hierop volgde een staat van enige onduidelijkheid waarin klanten en accountants zich probeerden aan te passen en te wennen aan de nieuwe ‘status quo’.
Als we die cyclus in kaart brengen, ziet het er zo uit:
Vandaag de dag, in 2017, staan we op het punt in de cyclus wanneer de echte transformatie plaatsvindt. Het is de tijd van de moderne accountant die door Connected Accounting:
- Zijn vaardigheden vergroot met slimme technologieën.
- Nauw samenwerkt met zijn klanten.
- Afstand neemt van procesmatig en routinematig werk.
2017 is het jaar van de echte doorbraak
Het gebruik van software in accounting is niet altijd helder en efficiënt geweest. Er was een tijd dat je klantrelatie zeer gefragmenteerd was: facturatie zat in de ene applicatie, winst en verlies weer in een ander programma – het was geen overzichtelijk totaalplaatje. Niet voor jou, noch voor je klant.
Moderne accountingsoftware zal de wijze waarop je samenwerkt met je klant in 2017 volledig veranderen. Deze software kan:
- De verschillende onderdelen van het bedrijfsproces connecteren op één platform.
- De accountant inzichten bieden die nodig zijn voor het geven van waardevol bedrijfsadvies.
- De klant op toegankelijke wijze bij je praktijk betrekken.
Laat dataverwerking over aan de robots
In 2017 is het steeds minder nodig om zelf de routinematige dataverwerking te doen. Althans, er zijn robots die dat voor je kunnen doen.
Er is tegenwoordig veel ontwikkeling op het gebied van OCR, optische karakter herkenning of ook wel Optical Character Recognition in het Engels. OCR zet afbeeldingen om in tekst die je kunt delen en aanpassen.
Stel je voor dat je een foto maakt van een handgeschreven tekst en die meteen omzet in een digitaal document. En dat document kan je dan delen met collega’s en klanten.
Met OCR komt er langzaam maar zeker een einde aan:
- Manueel invoeren van facturen.
- Routinematige dataverwerking die in de weg staat aan het geven van bedrijfskundig advies.
- Onoverzichtelijk en moeilijk te vinden vergadernotulen.
Word een teamspeler
Om jezelf als bedrijfsadviseur te profileren moet je diensten aanbieden die integreren met de dagelijkse ondernemingsactiviteiten van je klant.
Het opbouwen van zo een klantrelatie doe je door voor een stuk afstand te nemen van e-mail als belangrijkste communicatiemiddel. Er bestaan massa’s slimme tools die email grotendeels overbodig maken, denk bijvoorbeeld aan Slack en Atlassian’s Hip Chat. Specifiek voor accountants en financiële consultants heeft het Connected Accounting platform van Silverfin een ingebouwde functionaliteit voor chat en projectmanagement.
Ter info: bekijk hier de opname van een webinar waarin deze projectmanagement en chatfunctie van Silverfin getoond wordt aan de hand van een concrete case: een accountant gebruikt Silverfin om een bespreking met zijn klant voor te bereiden.
Tot op heden gebruikten bedrijven deze apps vooral om interne emails te verminderen. Dat is al zeer effectief. Maar je kunt nog een stap verder gaan: integreer ook je klanten in de software.
Als je een samenwerkingstool gebruikt zoals Slack, of Silverfin als je je specifiek op accounting richt, nodig dan ook je klanten uit om deel te nemen aan gesprekken die voor hen interessant zijn. Dit laat je toe:
- Je werk transparanter te maken.
- Je expertise in real-time te tonen.
- Alle communicatie te centraliseren, zo kunnen collega’s gemakkelijk bijspringen of taken van elkaar overnemen.
De overstap van emails naar geïntegreerde communicatie vergt wel wat ‘onboarding’. Je zal bijvoorbeeld onrealistische verwachtingen over beschikbaarheid moeten bijsturen.
Leg je klanten uit dat hoewel apps 24/7 beschikbaar zijn, een onmiddellijk respons niet altijd mogelijk is. Beide partijen dienen dit principe te waarborgen, zodat de productiviteit niet botst met een constante berichtenstroom. In plaats daarvan is transparantie de doelstelling.
Met de juiste uitvoering kan communicatie met je klant binnen een app zorgen voor:
- Een vriendschappelijke samenwerking tussen jezelf en je klanten.
- Een eenvoudige uitwisseling van bestanden en informatie.
- Verduidelijking van het accountancyvak en inzicht in het werkproces en de obstakels.
Investeer in technologie voor samenwerking
Je klanten verwachten in het jaar 2017 vlotte communicatie en samenwerking. Dat hebben ze ook als het gaat om bankieren, financiële instanties en social media. Accounting is de volgende stap.
Maar het is aan jou om een digitale omgeving voor die samenwerking met je klant te faciliteren. Dat doe je door te investeren in technologie. Door de digitale transformatie in de accountancy te omarmen kun je:
- Belemmeringen op het vlak van tijd en afstand verminderen.
- Klantencontact stroomlijnen.
- Routinematige taken verminderen die in de weg staan aan het inhoudelijke werk.
- Een service creëeren die nog gebruiksvriendelijker is voor je klant.
En tot slot het belangrijkste: door mee te gaan met de digitale transformatie kun je een service aanbieden die voor je klant onmisbaar is.
