Hoe groot is de impact van de pandemie geweest op de fundamentele verandering van de manier waarop het vak wordt uitgeoefend? Welke vooruitgang is er geboekt op het gebied van digitale transformatie en welke gebieden vereisen nog aandacht?
Dat goede data belangrijk zijn en dat je ze te allen prijze in handen moet zien te krijgen, is binnen accounting al lang geen nieuws meer. Accountancy en de diensten die accountants aanbieden, vallen of staan met data. Maar de laatste jaren zien we dat de datavolumes en de bronnen waar die data vandaan komen in snel tempo groeien, en dat ook accuraatheid en realtime beschikbaarheid ervan steeds belangrijker worden.
Accounting is daarin geen alleenstaand geval. In elk subdomein van de economie en de maatschappij heeft iedereen het er al jaren over dat ”data de nieuwe olie is”. Dataproliferatie. Datascience. Datafragmentatie. Big data. In accountancy worden we platgeslagen met het adagium dat toegang tot data en in staat zijn om die data goed te gebruiken, het fundament vormen van uitmuntendheid als accountant. Ze zijn cruciaal voor accurate rapportering maar helpen accountants ook te focussen op hun grootste sterkte: klanten advies verlenen over hoe ze hun financiële situatie kunnen verbeteren. Data mogen dan de nieuwe olie zijn, als je ze niet kan raffineren of zelfs maar oppompen, heb je er niets aan.
Maar ondanks het grote datadiscours, hebben heel wat kantoren het nog erg moeilijk om bij te blijven. Ze worstelen nog om het potentieel van hun klantdata te ontsluiten zodat ze nieuwe manieren van werken kunnen ondersteunen en kunnen helpen bij de ontwikkeling van nieuwe, datagedreven diensten. Velen onder hen hebben gecentraliseerde dataopslag vermeden en hielden liever vast aan hun oude ’teamgerichte’ manier van werken met versnipperde klantendata en geïsoleerde spreadsheets doorheen het hele bedrijf. Dat is echter nefast voor de samenwerking en houdt vooruitgang binnen je bedrijf en digitale transformatie tegen.
Maar was die oude manier van werken dan echt zo slecht voor hun bedrijf? Misschien niet. Of toch niet totdat de pandemie ons allemaal de ogen opende over het belang van technologie om onze kantoren draaiende te houden. Niet de samenwerkingstools die we allemaal hebben leren appreciëren zijn de essentie (al zijn die best belangrijk), maar de mogelijkheid om waar je ook bent toegang te krijgen tot klantendata zodat je… nu ja, kan blijven werken.
Toen kantoren over heel de wereld hun deuren moesten sluiten, moesten accountants plots proberen hun kwaliteitsstandaarden te handhaven terwijl ze op afstand moesten werken met hun klanten en elkaar. Ze konden niet anders dan de kracht van digitale dataopslag omarmen en manieren zoeken om virtueel samen te werken. Het was de enige manier om hun klanten te blijven ondersteunen.
Maar hoe groot was de impact van de pandemie op onze werkwijze nu echt? Waar zijn grote sprongen voorwaarts gemaakt in de richting van datacentralisatie en in welke domeinen is er nog werk aan de winkel?
In ons Technologische Trends in Accounting 2021 rapport namen we poolshoogte bij 200 marktleiders verspreid over 5 landen. We onderzochten wat voor impact het voorbije jaar heeft gehad op accountancykantoren wereldwijd.
Laten we de belangrijkste bevindingen uit dat rapport even van naderbij bekijken…
Niet alle kantoren zijn al mee met dataverwerking en digitalisering
Om data op grote schaal te verzamelen, analyseren en benutten, moeten ze gedigitaliseerd worden. Zo eenvoudig is dat. Digitale data zijn niet langer een nice-to-have, ze zijn van essentieel belang.
In 2020 was 9% van de deelnemers aan de enquête het nog oneens met de stelling ”Al mijn klantendata zijn digitaal opgeslagen”. In bijna 1 op de 10 kantoren gebruikte men dus nog een of andere vorm van fysieke data. Op dat vlak hebben we goed nieuws, want dat cijfer zakte dit jaar naar 6%.
Een verbetering dus, maar het baart zorgen dat er nog steeds kantoren (en klanten) zijn die geen digitale data gebruiken. Uiteraard zouden een aantal onder hen kunnen zeggen: “We zouden de data van onze klanten maar al te graag digitaliseren, maar onze klanten zelf willen niet mee”. Dat euvel begrijpen we maar al te goed, zeker wanneer je werkt met kmo’s. Maar misschien wordt het ook wel tijd om je verantwoordelijkheid op te nemen en je klanten te wijzen op de de onmiskenbare voordelen van digitalisering. Een goed gesprek over de digitale tools die klanten kunnen gebruiken om hun eigen boekhouding sneller en eenvoudiger bij te houden en de positieve impact die dat kan hebben op hun bedrijfsresultaten zoals een beter cashflowbeheer, een snellere betaling van hun facturen en een betere forecasting en planning, is meestal voldoende. En als dat niet helpt kan je hen vertellen dat een dergelijke kleine stap in de richting van digitalisering ervoor zorgt dat jij sneller en efficiënter kan werken en meer voor hen kan betekenen.
Je hoeft echt geen klanten de deur te wijzen omdat ze maar traag overschakelen naar digitale tools, maar je toeleggen op de educatie van je klanten omtrent de vele tools die ze kunnen gebruiken, zal je op middellange termijn veel winst opleveren. En maak je geen zorgen: wij vanuit de accountancysoftwaresector helpen je hier maar al te graag bij.
Dataconsolidatie is de basis tot succes
Wanneer je digitale data overal verspreid zijn, heb je er maar weinig aan. Naast de impact van een dergelijke fragmentatie op de efficiëntie van je rapporteringsproces, leidt het ook tot grote bezorgdheid over risicofactoren zoals databeveiliging. Als je als accountant zo efficiënt mogelijk wil zijn, moet je je belangrijkste data op één enkele (en veilige) plaats consolideren. Zo ben je zeker dat er nooit iets verloren gaat en kan je als accountant snel aan het werk, zonder dat je kostbare tijd verliest met zoeken naar de juiste data.
Gelukkig is het aantal respondenten van onze survey dat zegt dat al hun klantdata geconsolideerd zijn in één enkele cloudbased dataopslag voor het hele kantoor, het voorbije jaar met 10% gestegen, van 37% naar 47%. Maar hoewel een vooruitgang in twee cijfers leuk is, is het niet voldoende. De meeste kantoren beschikken nog steeds niet over één enkel cloudbased systeem waarin al hun klantdata geconsolideerd zitten.
Dat betekent niet alleen een sterke verlaging van de efficiëntie, accuraatheid en snelheid van kantoren, het leidt ook tot een veel groter risico op menselijke fouten of dubbel werk aangezien teams het risico lopen dat ze met foute of gedateerde gegevens werken.
Ga met je data voor realtime
Dataconsolidatie mag dan wel de basis voor succes zijn, als je het potentieel van je kantoor ten volle wil benutten, heb je meer nodig dan alleen maar een basis. Je moet vooral ook kunnen werken met data die up-to-date zijn.
Denk je gewoon eens in: je zou toch ook niet met een auto rijden waarvan de brandstof- of snelheidsmeter je geen realtime data toont? Op dezelfde manier moet je als accountant ook weten wat er in het bedrijf van je klant gebeurt op het moment dat het gebeurt. Dat gaat om meer dan alleen maar zorgen dat de compliance rapportering correct gebeurt. Het speelt duidelijk ook een erg belangrijke rol in het aanbieden van doeltreffende adviesdiensten.
Accountants beginnen dat idee nu gelukkig echt ter harte te nemen. Op de stelling ”Ik heb een live link naar mijn klantdata die alles automatisch up-to-date houdt”, antwoordde 39% van de respondenten vorig jaar nog negatief. Dit jaar was dat cijfer gezakt naar 17%. En wat nog beter is: vorig jaar was slechts 13% het “sterk” eens met die stelling. Dit jaar was dat al 23%.
Samenwerken voor meer succes
Hier wordt het pas echt interessant. Thuiswerken betekende dat samenwerken belangrijker werd dan ooit. Er was gewoon geen weg langs. En toen het niet langer mogelijk was om voor een gezamenlijk project met z’n allen samen te kruipen rond één scherm, werd het cruciaal dat accountants virtueel toegang hadden tot en samen konden werken in klantendossiers.
Het hoeft dan ook niet te verbazen dat het aantal kantoren dat ervoor zorgde dat men kon samenwerken in alle klantendossiers met 19% is gestegen, van 39% naar 58%. Aangezien hybride werken waarschijnlijk nog wel een tijdje in zwang zal blijven, verwachten we dat dat cijfer in de komende jaren alleen maar zal stijgen. 
Elk nadeel heeft z’n voordeel
De pandemie heeft iedereen zwaar getroffen. Maar toch, zonder de tol te willen minimaliseren, heeft ze voor de sector ook een aantal voordelen gebracht. De digitale transformatie van het beroep is erdoor in een stroomversnelling gekomen, toch minstens op het vlak van data en samenwerking.
De omstandigheden die tot die vooruitgang hebben geleid, zijn uiteraard bijzonder ongelukkig, maar het zou zomaar eens kunnen dat de langetermijnimpact van de pandemie juist positief zal blijken voor de hele accountancysector.
