Op 10 mei organiseerde Silverfin een event om de aandacht te vestigen op de afsluitingen van eenmanszaken in Silverfin. Ondanks dat deze functionaliteit standaard beschikbaar is voor elke Silverfin-gebruiker, zijn er nog steeds accountantskantoren die er geen gebruik van maken. Daarom brachten we verschillende kantoren samen om te discussiëren over hoe ze eenmanszaken in hun kantoor afsluiten en hoe ze de prijsstelling ervan hanteren.

Tijdens dit evenement hebben twee vooraanstaande kantoren, Liberoo en VG boekhouding en fiscaliteit, hun standpunten gedeeld. Ze bespreken de uitdagingen waarmee de sector te maken heeft als het gaat om eenmanszaken, het besluitvormingsproces bij het kiezen van softwareoplossingen en hun overstap naar Silverfin. Dit geeft een diepgaand inzicht in de complexiteit van het beheren van eenmanszaken en biedt waardevolle inzichten voor andere accountantskantoren die hun aanpak willen verbeteren.

Liberoo, een vooraanstaand kantoor met 150 medewerkers en 15 vestigingen verspreid over Vlaanderen, werd tijdens het evenement vertegenwoordigd door Bert De Bie. Hij stond zij aan zij met Franklin Van Gaver van kantoor Van Gaver, die de belangen behartigde van kantoren die zich meer richten op kleine zelfstandigen. Beiden hebben zich toegelegd op dezelfde doelgroep: de kleinere ondernemers, waarbij een kleine minderheid bestaat uit eenmanszaken, goed voor 40% tot 45% van het totaal.

Omgaan met veranderingen in de markt

“De sector is enorm voorbereid op technologie, dus vanaf nu zal alles alleen maar sneller gaan.”

zegt Van Gaver

die de markt grondig heeft onderzocht op zoek naar de ultieme oplossingen om zijn kantoor te stroomlijnen en het werk te verlichten. We bevinden ons in een opwindende technologiegolf, dus het is essentieel om alert te blijven en ervoor te zorgen dat je de trein niet mist!

Bij Liberoo heerst er een aanstekelijke nieuwsgierigheid. “Ik ben altijd op zoek naar systemen die het leven gemakkelijker maken, en dat geldt met name voor software,” getuigt De Bie. Hij benadrukt echter ook het belang van gestroomlijnde procedures en het trainen van medewerkers, of zelfs het opzetten van interne werkgroepen om kennis te delen binnen teams. Hoewel het tempo zeker hoog mag zijn, zelfs hoger als het aan Bert De Bie ligt, is het essentieel om de controle niet te verliezen.

Uitdagingen bij de boekhouding van eenmanszaken

Zowel vennootschappen als eenmanszaken zijn ondernemers in hart en ziel. Het meest opvallende nadeel bij eenmanszaken ten opzichte van vennootschappen is dat er minder informatie beschikbaar is, aangezien er geen dubbele boekhouding wordt gevoerd. In feite wordt er alleen een “fictieve winst” gedeeld. Bij Liberoo streven ze ernaar om hun cliënten hierin bij te scholen, zodat ze dezelfde service kunnen bieden als aan vennootschappen.

Het ideaalbeeld is dat steeds meer cliënten hun cijfers kunnen raadplegen via de Pulse (klantenportaal van Silverfin), gebaseerd op cashflow-boekhouding. Hierover zijn beide kantoren het eens. Van Gaver voegt eraan toe dat de nauwkeurigheid van de Pulse uiteraard afhankelijk is van de ingevoerde gegevens. Het opvoeden van de klant speelt hierbij een cruciale rol.

Overstap naar Silverfin

Voor kantoor Van Gaver betekende dit een overstap van Excel naar Silverfin. Zoals velen waren ze lange tijd voorstander van het gebruik van Excel. Maar uiteindelijk bleek het een werkwijze waarbij je tijd verliest, handmatig werk moet verrichten en waarin menselijke fouten op de loer liggen. “Het is alsof je naar Brussel gaat via Charleroi terwijl je eigenlijk uit Gent komt,” lacht Franklin Van Gaver.

Voor Liberoo lag de focus vooral op het centraliseren van data en het verminderen van handmatig werk. Hoe meer processen geautomatiseerd zijn, hoe beter.

De overstap naar Silverfin werd in beide kantoren zeer positief ontvangen door teams met een vooruitstrevende mentaliteit. Ze waren gemotiveerd om zichzelf te verbeteren, te versnellen en buiten hun comfortzone te treden. Het grote voordeel was dat beide kantoren al met Silverfin werkten voor de verwerking van hun vennootschappen. Daarom voelde de overstap naar het gebruik van Silverfin voor eenmanszaken heel natuurlijk aan.

“Opnieuw dezelfde manier van werken, dezelfde workflow, hetzelfde proces en hetzelfde platform waar alle data worden verzameld, en eenzelfde platform om de communicatie te centraliseren. Dit leidt tot weinig tot geen frictie.”

zegt De Bie van Liberoo enthousiast.

Opvallendste voordelen

De continuïteit: je kan het niet langer onder stoelen of banken steken, de branche ziet af in de zoektocht naar goed personeel, mensen behouden, ziekteverlof, … Dankzij het opzetten van procedures en je te laten ondersteunen door betrouwbare software in de cloud, kan iedereen in principe op elk gegeven moment een dossier verder oppikken. Anderzijds is er een duidelijke kwaliteitsverbetering.

Kantoor Van Gaver maakt gebruik van Silverfin Insights, wat hen de mogelijkheid biedt om snel door de gegevens van hun gehele eenmanszakenportefeuille te filteren. Het is buitengewoon handig om al die inzichten met slechts twee muisklikken op het scherm te kunnen zien.

Liberoo benadrukt als opvallendste voordeel dat ze centraal werken op één platform in plaats van met verschillende softwarepakketten. Hoe meer software er gebruikt wordt, hoe meer er geleerd, bijgewerkt en kennis overgedragen moet worden.

“Wij geven de voorkeur aan één speler boven vijf aparte pakketten.”

De Bie

Een zwaard snijdt langs 2 kanten: nadelen

Volmondig bevestigen ze dat er eigenlijk niets is misgegaan. De twee grootste struikelblokken waren de bekende uitdagingen: prijs versus tijdsbesparing aan de ene kant, en de natuurlijke menselijke weerstand tegen alles wat nieuw is aan de andere kant. Gelukkig werd de tweede hindernis snel overwonnen toen ze de tool omarmden, aangezien Silverfin al bekend was bij hen. Het beoordelen van de “prijs versus tijdsbesparing” kostte enkele weken. Het inschatten van tijdsbesparing is een complexe oefening. Maar beide partijen bevestigen dat zodra de parameters goed zijn ingesteld, de tijdsbesparing snel merkbaar wordt. Vanaf het tweede en derde jaar gaat dit zelfs met een ongelofelijke snelheid en versnelt het exponentieel.

Impact op de opleiding curve van een nieuwkomer

Het gebruik van Silverfin heeft een positieve impact gehad op het onboarden van nieuw personeel en de samenwerking met stagiaires voor zowel kantoor Liberoo als VG boekhouding en fiscaliteit. Voorheen moest nieuw personeel vaak door een moeilijke eerste jaar spartelen, maar met Silverfin is dat verleden tijd. Het platform is gebruiksvriendelijk en intuïtief, waardoor nieuwe medewerkers vrijwel direct aan de slag kunnen. Dit verkort de opleidingscurve aanzienlijk en stelt kantoren in staat om stagiaires en nieuwe medewerkers meteen betrokken te laten zijn bij uitdagende casussen.

Voor stagiaires betekent dit een waardevolle leerervaring, waarbij ze niet langer beperkt zijn tot het klasseren van facturen. “Op bepaalde niveaus kan je zelf een stagiair plaatsen en hen een leerrijke positie gunnen, zonder de bagage stress te dragen. Zo worden alle profielen sneller betrokken bij complexe casussen.” zegt Van Gaver tevreden. Dit geeft hen een realistischer beeld van de accountancysector en maakt hun werkervaring uitdagender en aantrekkelijker.

Kortom, Silverfin heeft niet alleen de efficiëntie en nauwkeurigheid van de werkprocessen verbeterd, maar heeft ook bijgedragen aan een positieve werkomgeving waarin nieuw personeel, stagiaires en juniors zich sneller kunnen ontwikkelen en waardevolle ervaring kunnen opdoen.

Pricing doorvoeren aan de klanten – hoe pak je dit aan?

Volgens VG boekhouding & fiscaliteit leidt de mogelijkheid om sneller te kunnen reageren op zaken in het dossier van de klant uiteindelijk tot positieve resultaten in de cijfers. Ze zijn van mening dat als klanten vertrouwen hebben in het kantoor, een kleine prijsstijging geen reden tot vertrek zal zijn. Liberoo sluit zich aan bij deze visie en beslist ook om de prijzen één-op-één door te rekenen naar de klant. Ze geloven dat de prijs moet mee-evolueren met de verbeterde dienstverlening die Silverfin mogelijk maakt.

De filosofie rond prijszetting in de accountancysector zal waarschijnlijk de komende jaren sterk evolueren, en Silverfin speelt hierin een rol. Het is belangrijk om de toegevoegde waarde en voordelen die een geautomatiseerd systeem zoals Silverfin biedt, in overweging te nemen bij het bepalen van de prijzen. Het is echter ook belangrijk om rekening te houden met de gevoeligheden en verwachtingen van klanten en te communiceren over de redenen achter eventuele prijsstijgingen.

Het is aan elk kantoor om een weloverwogen beslissing te nemen over hun prijszetting, rekening houdend met de veranderingen in de sector en de waarde die ze bieden aan hun klanten. Lees zeker de talk “Gratis advies bestaat niet” die Mattias Van Reybrouck en Tom Libbrecht, CFO Silverfin, op Fast Forward 2023 bracht.

Boekhouder zijn: het beste beroep dat er is

Het is van groot belang om het beeld van de boekhouder als een stoffige en traditionele professional te doorbreken. Een boekhouder speelt een cruciale rol als financieel adviseur, rekenkundig expert, technologiekenner en strategische partner. Dit moet worden benadrukt om jonge professionals aan te trekken en hen te inspireren om te kiezen voor een carrière in de accountancysector.

Ten eerste is het belangrijk dat stagiaires niet alleen worden belast met routinematige taken, maar ook de mogelijkheid krijgen om betrokken te zijn bij uitdagende projecten. Dit stelt hen in staat om hun vaardigheden te ontwikkelen en hun kennis toe te passen in realistische scenario’s.

Ten tweede is het belangrijk om voldoende begeleiding en ondersteuning te bieden aan stagiaires. Dit kan worden gedaan door ervaren medewerkers als mentors aan te wijzen, die de stagiaires kunnen begeleiden en hen de nodige ondersteuning kunnen bieden.

Daarnaast kunnen stagiaires ook profiteren van interne en externe trainingen en opleidingen om hun vaardigheden verder te ontwikkelen. Door hen de mogelijkheid te bieden om zich te specialiseren en nieuwe technologieën en trends in de sector te leren kennen, kunnen ze waardevolle bijdragen leveren aan het team en een bredere kijk krijgen op het vakgebied.

Al met al is het van essentieel belang om stagiaires een waardevolle en betekenisvolle ervaring te bieden, waarin ze kunnen groeien en zich kunnen ontwikkelen tot competente professionals. Door de juiste begeleiding, betrokkenheid bij complexe casussen en mogelijkheden voor opleiding en specialisatie kunnen stagiaires hun volledige potentieel benutten en waardevolle bijdragen leveren aan het kantoor en de bredere economische gemeenschap.

Waarom nu starten zo cruciaal is

De voortdurende evolutie in onze sector vereist dat we snel handelen en inhaalslagen maken om bij te blijven met de koplopers. Het is illusoir om te wachten op een rustmoment waarin alles stabiliseert, want in deze dynamische omgeving blijft verandering de enige constante. VG boekhouding en fiscaliteit benadrukken dan ook de waarde van het consolideren van alles op één platform, en dit zo snel mogelijk.

Daarnaast adviseert Liberoo om zorgvuldig na te denken over procedures en werkwijzen. Het is belangrijk om te erkennen dat niet iedereen binnen de organisatie even snel vertrouwd zal raken met nieuwe software zoals Silverfin. Daarom is het van essentieel belang om voldoende tijd te besteden aan opleidingen, kennisoverdracht en het aanstellen van key users. Deze elementen spelen een cruciale rol bij het succesvol implementeren van nieuwe software.