Aficor is een Belgisch accountantskantoor met twee vestigingen en een twintigtal medewerkers. Chloë Vlieghe en Katrien Weymeels, beiden werkzaam als accountant in het kantoor in Ronse, zakten onlangs af naar het kantoor van Silverfin in Gent. Ze volgden er een demonstratie over mapping en Silverfin Assistant. “Een heel interessante dag” en “veel geleerd”, luidde het na afloop enthousiast. Daar willen we het fijne van weten!

Mapping of de kunst van het centraliseren en standaardiseren

Bij Aficor werken ze met heel veel verschillende programma’s. De mapping en de assistent die daar natuurlijk bij hoort, zal zorgen dat die programma’s goed samenwerken en dat de standaardisatie van data nog verder kan worden doorgevoerd.

“Met mapping kunnen we de invoer over verschillende programma’s heen standaardiseren. Dat is voor ons werk echt interessant.”
– Katrien Weymeels, Dossierbeheerder Aficor

Weten welke gegevens je waar moet zoeken en ze ook op dezelfde manier in elk dossier terugvinden, is een grote meerwaarde voor Chloë. Katrien ziet daarnaast ook de meerwaarde voor de klant, die op deze manier elk jaar een vergelijkbaar rapport ontvangt en het niet merkt als iemand anders in het kantoor een dossier overneemt.
Kortom, de uniformiteit wordt helemaal doorgetrokken, van A tot Z. Niet alleen intern, qua werkprocessen, maar ook naar de klant toe.

AI en Silverfin Assistant: extra controle, extra zekerheid, extra tijdswinst

Het buzzwoord AI roept geen twijfels op bij Chloë. Ze beschouwt kunstmatige intelligentie niet als een bedreiging voor haar functie, maar als een hulpmiddel bij haar job, met extra checks en controles.

“De laatste jaren zijn er heel veel administratieve taken bijgekomen, en soms wordt het wel wat veel om alles te behappen. Silverfin biedt daar een echte meerwaarde om alles nog een keer af te stemmen en te controleren”

– Chloë Vlieghe, Dossierbeheerder Aficor

“Als ik een to-do laat openstaan en later de jaarrekening opstel, zie ik meteen dat openstaande punt”, vult Katrien aan. “Goed is ook dat je opmerkingen kunt toevoegen. Je hebt een perfect overzicht van wat er nog moet gebeuren.”
“Onze vroegere post-its zijn nu helemaal gecentraliseerd” Chloë Vlieghe

Naast de overzichtspagina en de samenvattingen van alle checks is Silverfin Assistent nu ook beschikbaar is op rekeningniveau, op toelichtingenniveau. Zo is de assistent veel duidelijker aanwezig als je in het dossier zit, en dat helpt enorm, vindt Katrien. “Op het moment dat we onze checks uitvoeren, zie je onmiddellijk wat Silverfin Assistent aangeeft. Je kunt dan meteen zeggen: ik heb dat gecontroleerd, ik vink het af. Of je voegt nog een to-do toe.”
“Het is inderdaad veel praktischer dan eerst het hele dossier doorwerken en dan na afloop honderd keer de assistent doorlopen”, beaamt Chloë. “Omdat de assistent meteen aan de rekeningen is gekoppeld, bespaart dat zeker tijd.”

Vruchten plukken

Chloë werpt op dat de tool in het begin wel veel werk vergt, omdat er veel gegevens moet worden ingevoerd en er bijvoorbeeld een aflossingstabel moet worden toegevoegd. Het jaar daarop pluk je er echter al meteen de vruchten van. “Je kunt dan gewoon gegevens kopiëren en dan zie je: oké, ik heb mijn kapitaal goed overgeboekt. Je hebt zo al een check voordat je de rekeningen bekeken hebt en je ziet in één oogopslag wat er nog moet gebeuren”, verduidelijkt Chloë.
Die zekerheid vindt ook Katrien een enorme meerwaarde. En ook de tijdswinst is een niet te onderschatten component. “Vroeger op papier, als je een nieuwe balans afdrukte, moest je alle opmerkingen opnieuw schrijven. Nu blijft alles gewoon behouden. Bovendien kun je iemand taggen en vragen: hoe denk jij hierover?”, aldus Katrien. “Ik denk dat we nu pas echt de voordelen beginnen te zien”, besluit Chloë.