La plupart des comptables commence leur journée en lisant leur courrier électronique.
Vous le connaissez trop bien: filtrer les cas les plus urgents, envoyer des e-mails à des collègues par suivi, formuler une réponse à une question d’un client. Avec comme résultat: le sentiment agréable d’une boîte de réception vide.
Cela semble productif, mais ce ne l’est pas. Quel est le problème avec le courrier électronique?
Filtrer des e-mails vous rend non-productif
Café à la main, la souris en contact, les yeux perçants sur l’écran. Vous ouvrez votre boîte de réception, balayer les noms des expéditeurs et des sujets. Une avalanche de problèmes potentiels, des défis passionnants, de nouvelles opportunités et de simples choses à faire vous tombent dessus. Votre cerveau a tellement de stimuli différents à traiter simultanément que vous êtes mentalement épuisé après une heure de courrier électronique. Et puis les cas les plus urgents n’ont pas encore été attaqués.
Vous sabotez vos collègues en envoyant des e-mails
Les e-mails que vous envoyez en interne, déconcentrent vos collègues. Une étude conduite à l’université de Californie montre qu’un employé est interrompu chaque 3 minutes et que cela prend 23 minutes avant de reprendre sa tâche originale.
Un ‘petit mail’ prend trop de temps
Rédiger un petit mail, aussi court qu’il peut être, prend toujours plus de temps que vous ne le croyez. Pourquoi? Il faut toujours donner un peu de contexte à votre remarque ou votre question. Un mail à votre client avec ‘envoyez moi le tableau d’amortissement’ est non seulement désobligeant envers le client, mais sans information supplémentaire le client ne saura pas de quoi il s’agit.
Comment diminuer la quantité de mails en tant qu’expert comptable?
Désintoxiquer des mails semble séduisant, mais comment le faire en pratique? Il n’y a pas question de ne pas lire vos mails, une bonne communication avec vos clients est trop importante.
- Bloquez du temps pour vos mails
En moyenne nous vérifions notre boîte de réception 36 fois par heure. Trente-six. La plupart des experts de productivité sont d’accord que réserver 2 moments par jour pour vérifier vos mails est suffisant.
- Faites moins de multitasking
En passant par vos mails vous vous occuper de plusieurs choses à la fois. Il est apaisant de commencer votre journée à travailler à un certain projet que vous choisissez vous-même. Cela peut être le budget étendu de client x, une revue de la préparation pour une réunion, ou lire les lettres de candidature pour un poste vacant.
- Créez un environnement de projet en ligne
Comme point général pour travailler facilement avec des collègues et des personnes à l’extérieur de votre organisation à des projets, un environnement de projet en ligne est souvent recommandé. Cela peut être grâce à l’aide d’un outil comme Basecamp. Avec un tel outil de gestion de projet il vous donne l’opportunité de travailler ensemble sur des documents, faire des accords sur des tâches et faire des communications.
Existe-il un environnement de projet en ligne pour des experts comptables?
Oui. Silverfin, la plateforme pour connected accounting, a annoncé un nouvel ensemble de possibilités de communication sur le Forum for the Future, qui ferait diminuer sensiblement le trafic de mails dans la comptabilité.