De nombreuses entreprises comptables utilisent encore Excel comme outil de gestion des comptes clients. Il est facile de comprendre pourquoi, compte tenu de sa facilité d’utilisation, de sa familiarité et de sa flexibilité. Mais l’utilisation quotidienne d’Excel peut freiner les entreprises alors que les concurrents commencent à explorer des solutions technologiques plus modernes.
L’utilisation d’Excel pour la comptabilité n’offre pas un moyen simple de standardiser et d’automatiser leurs processus. Avec Excel, les formules doivent être entretenues et sont vulnérables aux erreurs humaines, entraînant des risques substantiels et des coûts additionnels. Selon une étude de McKinsey, jusqu’à 50 % des activités réalisées par les comptables pourraient être automatisées avec les technologies actuelles. Ces tâches incluent la saisie de données, le traitement des factures, les réconciliations, la détection des fraudes, la prévision des revenus et l’analyse des données non structurées. L’automatisation de ce travail libère un temps considérable pour des activités à forte valeur ajoutée.
Bien qu’Excel soit incroyablement polyvalent, il est important de se rappeler qu’il n’a pas été conçu pour des tâches comptables spécifiques, telles que la préparation de documents de travail. À mesure que les entreprises grandissent et que les besoins des clients deviennent plus complexes, ce qui semblait autrefois être une relation gratifiante avec des feuilles de calcul, peut commencer à sembler limiter. Une dépendance excessive à Excel peut empêcher les gains en efficacité, précision et productivité. Il est donc peut-être temps de se demander : mon entreprise est-elle trop attachée à Excel ?
Excel pour les comptables : défis auxquels les entreprises sont confrontées
Explorons pourquoi il est peut-être temps de se libérer des limitations d’Excel et de passer à des logiciels plus avancés et orientés vers l’avenir. Voici cinq problèmes clés.
Manque de standardisation: les feuilles Excel créées de manière standardisée seront rapidement personnalisées en raison des différents styles ou formats personnels. Sans standardisation, il devient plus difficile et chronophage de répartir les charges de travail, de reprendre le travail d’un collègue ou de former de nouveaux membres de l’équipe.
« Auparavant, les documents de travail étaient réalisés dans Excel et chaque gestionnaire et préparateur avait une façon différente de faire les choses. Silverfin, en revanche, est très standardisé, donc former le personnel et le rendre à l’aise avec cet outil a été essentiel, mais a apporté des avantages significatifs en matière de cohérence. » Matthieu Falise, Comptaplan.
Processus inefficaces: Lors de l’utilisation d’Excel pour la comptabilité, le processus manuel de transfert de données entre les feuilles de calcul ou d’exportation de données vers des systèmes comptables ou fiscaux séparés prend du temps et sollicite davantage les ressources.
Risque d’erreurs: Les feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs causées par des formules cassées, des macros et la saisie manuelle de données, augmentant ainsi le risque de problèmes de conformité et de pertes financières. Des études industrielles montrent que 90 % des feuilles de calcul contenant plus de 150 lignes comportent au moins une erreur majeure. C’est un problème grave pour la précision et l’efficacité en comptabilité.
Moins de contrôle: Lorsque plusieurs contributeurs travaillent sur une feuille Excel, il devient difficile de suivre les modifications et de maintenir le contrôle des versions, surtout lorsque les fichiers sont échangés par e-mail. Cela augmente les risques et complique les pistes d’audit.
« Dans Excel, il était presque impossible de connaître l’état d’un ensemble de documents de travail – sans parler de savoir quelles tâches restaient à accomplir. »
Portée limitée pour l’automatisation et l’IA: L’incapacité d’Excel à s’intégrer à d’autres systèmes et son manque d’automatisation entravent l’application de l’IA et des outils comptables modernes, limitant la synchronisation des données et les capacités avancées d’analyse des données.
Quand il est temps d’explorer d’autres logiciels, nous sommes là pour vous accompagner
Lorsque votre entreprise est prête à se libérer des contraintes d’Excel, les documents de travail connectés de Silverfin offrent une excellente avancée. Conçus pour rationaliser le processus de préparation des comptes, minimiser les erreurs manuelles, améliorer la visibilité des données clients et optimiser les flux de travail. En bref : dites adieu aux tâches lourdes de gestion des données et des feuilles de calcul, et bonjour aux modèles numériques intelligents qui facilitent un processus cohérent pour réduire les risques, libérer des ressources et améliorer la précision.
Voici quelques avantages de Silverfin en tant que solution alternative ou complémentaire à Excel pour les comptables :
- Intégration en temps réel sans faille avec des plateformes telles que Odoo ou Winauditor, améliorant l’efficacité grâce à la cartographie des données pilotée par l’IA.
- Préparation des comptes rationalisée avec une méthode unique et cohérente à travers votre entreprise.
- Fonctionnalités qui vous font gagner du temps, telles que la synchronisation automatique des données et le report pour copier rapidement les données des périodes précédentes, réduisant ainsi le temps passé à configurer des fichiers et à vérifier les données.
- Saisie de données unique. Par exemple, la préparation du tableau des immobilisations mettra à jour les modèles correspondants de production de comptes et d’impôt sur les sociétés.
- Pré-remplissage automatique des tâches connexes comme la production de comptes et l’impôt sur les sociétés, pendant que vous préparez les comptes clients.
Lorsque vous décidez d’aller au-delà d’Excel, les premières étapes peuvent sembler accablantes. Cependant, il n’y a pas lieu de s’inquiéter. En tant que solution conçue par des comptables pour des comptables, Silverfin dispose des outils nécessaires pour aider votre entreprise à effectuer une transition en douceur, avec une formation pratique, une cartographie des processus et un support personnalisé. En bref, vous serez entre de bonnes mains du début à la fin.
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