Portant un nom aussi visionnaire que FinFuture, se tourner vers l’avenir est une évidence pour Steve Bussé, Maarten Kowalskyj et leur équipe. « Notre croissance a été rapide, et grâce aux bons outils numériques, la gestion de la charge de travail est désormais nettement plus aisée. »
L’aspiration à l’autonomie professionnelle tout en échappant à la contrainte des week-ends à travailler a motivé Maarten et Steve à joindre leurs efforts en 2016 pour créer FinFuture. Situé à Paal (Beringen) dans le Limbourg, le cabinet comptable compte à présent une équipe de dix personnes.
D’une multiplicité de systèmes à une solution unifiée
« Nous visons toujours plus haut, » affirme Maarten. « Depuis quatre ans, notre bureau fonctionne entièrement en numérique. L’ère où un entrepreneur pouvait se présenter avec une boîte à chaussures remplie de reçus est révolue. Dans notre quête de numérisation, choisir les partenaires adéquats est primordial. Initialement, nous jonglions avec trois logiciels comptables différents, ce qui s’avérait loin d’être optimal. Notre choix s’est porté sur Yuki, permettant ainsi à notre équipe de se familiariser avec un unique système, et d’offrir à chaque client un traitement homogène. »
« Pourquoi avoir franchi le cap de la numérisation intégrale ? Pour la simple raison que les gains en efficacité sont immenses. Autrefois, il fallait numéroter et tamponner chaque document à la main. Mais le monde évolue, et la comptabilité avec. Celui qui cherche à se développer doit miser sur l’efficacité. Le numérique ne permet pas seulement de traiter davantage de dossiers ; il libère également du temps pour offrir un meilleur conseil aux clients. Auparavant, le temps nous manquait pour cela, l’encodage manuel des factures étant particulièrement chronophage. »
Harmonisation des rapports : clarté et professionnalisme assurés
Dès 2017, peu après sa fondation, FinFuture a établi une collaboration avec Silverfin. « Nous aspirions à une méthode harmonisée de rapportage », souligne Steve. « Initialement, notre arsenal chez Silverfin se limitait au module de reporting. » Ce dernier venait remplacer un fichier Excel conséquent que l’équipe de FinFuture devait remplir à la main chaque année. « Cela représentait une charge de travail importante et comportait un risque d’erreurs », reconnaît Maarten. « Notre objectif était de proposer à nos clients une présentation uniforme. Un rapport bien structuré, plus limpide et plus professionnel. Les modules pour les déclarations fiscales des sociétés et les comptes annuels ont été intégrés ultérieurement. »
« Nous désignons également les logiciels que nous utilisons par l’expression “triangle sacré”. Yuki sert à la comptabilité. Silverfin est destiné aux rapports, aux états financiers pour les tiers, aux déclarations fiscales des entreprises et l’Assistant Silverfin. Et FID-Manager gère les tâches, la facturation, ainsi que le suivi des heures. Ces trois solutions forment le pilier central de notre cabinet. »
L’équipe plébiscite Silverfin
« Quand une nouveauté débarque sur le marché, nous préférons attendre un, deux, ou même trois ans », explique Steve. « Cela permet de laisser le temps aux éventuels problèmes de départ de se résoudre. Silverfin représente un certain investissement, mais le jeu en vaut la chandelle pour nous grâce à l’efficacité de travail qu’il permet d’atteindre. Tout commence avec Yuki : les données y sont chargées, puis transférées dans Silverfin durant la nuit. Dès le lendemain, nous pouvons élaborer un rapport, une déclaration fiscale et une déclaration d’impôt sur les sociétés en une seule fois. Toute notre équipe utilise Silverfin. Nous avons beaucoup de jeunes et ils sont vraiment enthousiastes à propos de ce logiciel. »
Steve évoque également l’Assistant Silverfin : « Au début de notre parcours professionnel dans un des Big Four, les listes de vérification étaient interminables. Cela nous prenait presque deux heures juste pour tout passer en revue. L’Assistant Silverfin prend en charge ces vérifications pour nous et souligne directement les points d’attention. Certes, cela représente un coût supplémentaire par dossier, mais au vu de la qualité et du temps économisé, c’est un investissement qui s’avère très rentable. »
Mettre l’accent là où il le faut
« Les oublis sont humains, mais l’Assistant Silverfin, lui, ne laisse rien passé à côté », révèle Maarten. « Cela ne signifie pas pour autant que notre rôle devient superflu. Bien au contraire, notre attention se focalise désormais sur les éléments cruciaux. Les points que Silverfin souligne sont ceux que nous scrutons de près. Il arrive souvent que nous nous félicitions de sa vigilance, sans quoi certains détails nous auraient échappé. »
Pour Maarten, l’Assistant Silverfin est un véritable mentor pour l’équipe : « Il guide nos collaborateurs d’un dossier à l’autre, leur permettant à la fois d’apprendre et de gagner du temps. »
Steve et Maarten, en tant qu’associés, passent en revue chaque dossier conçu par l’équipe. « Le volume de dossiers a significativement augmenté cette dernière année », note Steve. « Grâce à l’Assistant Silverfin, nous pouvons immédiatement identifier les valeurs qui sortent de l’ordinaire et les examiner de plus près. L’Assistant nous alerte, par exemple, si des mouvements ont été enregistrés sur des comptes de dépenses sans factures correspondantes, si les frais de restauration excèdent 4 % du chiffre d’affaires, ou si le nombre de factures de téléphonie mobile est inférieur à celui attendu. »
« L’Assistant nous informe aussi quand la réserve de liquidation est éligible au taux réduit de 5 % de précompte mobilier. Lorsque j’examine un dossier, je commence toujours par consulter l’Assistant Silverfin pour voir ce qu’il a détecté. C’est après seulement que je passe au bilan. »
« L’Assistant nous permet d’accompagner nos clients encore plus efficacement dans la gestion de leur capital. Il peut, par exemple, nous rappeler qu’un plan de pension pour indépendant (VAPZ) n’a pas été mis en place. C’est une bouée de sauvetage dans la gestion quotidienne des dossiers, car il est facile d’oublier un détail quand on gère de nombreux dossiers. L’Assistant est là pour nous assurer que rien n’est laissé au hasard. »
Surveillance triplée pour une précision accrue
Maarten explique : « Dans les Big Four, le principe des quatre yeux est une norme : il y a toujours une personne pour vérifier votre travail. Chez nous, ce contrôle est encore plus approfondi : nous appliquons le principe des six yeux, grâce à l’intervention de l’Assistant Silverfin. »
Maarten et Steve observent que les capacités de l’Assistant continuent de s’étendre.
« Il détecte désormais plus d’éléments qu’auparavant », précise Maarten. « Je viens de consulter un dossier : l’Assistant Silverfin a réalisé 364 vérifications, identifiant 16 anomalies. Cela réduit notre charge de travail à ces 16 points spécifiques, au lieu des près de 400 initiaux. »
Maarten Kowalskyj
« Les points d’attention sont présentés de façon claire et succincte, accompagnés d’une icône. Pour être précis, il s’agit de potentielles anomalies, et il nous revient de juger si elles constituent réellement un problème et nécessitent une intervention. L’Assistant signale, nous agissons. »
Maarten souligne combien la comptabilité s’est transformée en moins d’une décennie : « Autrefois, tout était question de saisie. Ce besoin a drastiquement diminué. Aujourd’hui, l’accent est mis sur le conseil, l’établissement des comptes annuels et la fiscalité, tandis que les tâches comptables traditionnelles prennent de moins en moins de temps, un changement rendu possible par la numérisation. »
Trop de travail ? Un renfort est en chemin
« L’avantage le plus significatif que nous avons remarqué est la manière dont notre charge de travail est devenue nettement plus gérable. Nos équipes s’investissent pleinement, mais les heures supplémentaires sont devenues exceptionnelles, y compris durant les périodes de déclaration de TVA, ce qui est assez rare. Même si cela peut paraître surprenant pour certains, c’est notre réalité. Notre entreprise tire sa force de son équipe. Il est essentiel pour nous que nos employés soient motivés et heureux de venir travailler chaque jour. Veiller à ce que leur charge de travail soit réalisable pendant les heures normales est primordial pour nous. Dès que nous constatons qu’un accroissement de notre clientèle justifie l’embauche d’un mi-temps, nous n’hésitons pas à agrandir notre équipe. »
Steve renchérit : « Malgré l’expansion considérable de notre bureau, nous parvenons à maintenir le cap grâce à une efficacité sans précédent. Il fut un temps où mes week-ends étaient consacrés au travail devant mon ordinateur, alors qu’aujourd’hui, cela n’arrive plus que trois fois par an. Le stress lié aux échéances serrées ? Nous l’avons presque totalement éliminé. Si on m’avait dit ça il y a dix ans, j’aurais eu du mal à le croire. »
La numérisation nécessite certes un investissement initial de temps et d’énergie, mais le rendement est indiscutable. « Comprendre et utiliser efficacement des outils comme Silverfin est crucial, » souligne Maarten. « Ceux qui s’accrochent encore à Excel pour leurs rapports ont tendance à se focaliser uniquement sur le coût immédiat, sans prendre en compte l’énorme gain de temps réalisé sur chaque dossier. »