Aujourd’hui, nous passons directement à la pratique. Vous souvenez-vous du fil rouge de Dimitri Beck, PDG de Decupere & Partners ? Mattias Van Reybrouck, de Van Reybrouck et Tom Libbrecht, Directeur Financier de Silverfin, vous ont-ils mis au défi de donner des « conseils gratuits » ?
Et pour terminer, comment éviter d’avoir des logiciels superflus dans votre bureau ?
Le congrès Fast forward ’23, a de nouveau rencontré un grand succès cette année, avec plus de 800 participants. Vous n’étiez pas présent ? Vous y étiez ? Alors, vous avez pu vous aussi profiter des nombreuses interventions. Nous avons ouvert le bal en compagnie de Domien Claeys, du Ministre Van Petegem et de Rik Vera.
Nous reviendrons sur le programme FastForward à deux autres reprises au cours des prochaines semaines et vous présenterons un résumé de l’ensemble des sujets liés à la transformation numérique, ainsi que les thèmes et tendances propres à votre secteur d’activité.
- Thèmes et tendances sectoriels, rétrospective Fast Forward 2023 (3/4)
- Transformation numérique, un regard rétrospectif sur Fast Forward 2023 (4/4)
Et si vous profitiez d’abord de l’aftermovie ?
Gérer le changement au sein de votre entreprise à la manière de Dimitri Beck, PDG de CCV
Dimitri Beck a expliqué, en compagnie de Femke Saelens de Silverfin, comment, en travaillant ensemble dans la même direction, il est possible de gérer le changement dans le secteur de la comptabilité. Jusqu’à récemment, Dimitri faisait figure d’outsider. Aujourd’hui, il a fait de CCV un leader en matière de paiements en Belgique. Son comptable chez Decupere lui avait posé une question sur son avenir… Deux semaines plus tard, Dimitri y est devenu PDG.
Dès ses premiers jours chez D&P, Dimitri a relevé — grâce à une écoute attentive — les plus grandes frustrations et les défis majeurs de ses employés : l’impact de la transformation numérique et le manque de clarté quant à l’avenir de Decupere. Dimitri est convaincu que le changement n’est pas l’apanage de quelques heureux élus, mais qu’il appartient à tout le monde. Il est nécessaire d’obtenir le soutien de l’ensemble de l’organisation, ainsi que le budget et l’espace nécessaires à la formation des personnes pour leur permettre d’assumer leur rôle au regard du changement.
« Ce n’est pas le plus fort de l’espèce qui survit ni le plus intelligent. C’est celui qui sait le mieux s’adapter au changement » — (Darwin).
Le pari
Un exercice Insights a révélé une dominance rouge et bleu chez Decupere. Cela s’est traduit principalement par une forte pensée analytique et une action (trop) rapide. La trajectoire à suivre n’a pas fait l’objet d’une réflexion suffisamment poussée. En conséquence, l’adhésion de tous n’a pas été systématique. Dimitri applique désormais le modèle ADKAR pour gérer le changement et l’équipe de direction affiche maintenant un meilleur équilibre entre les profils vert et jaune.
Dimitri a d’ailleurs gagné le pari interne : il y a plus de comptables non bleus que vous ne le pensez. Un test rapide dans la salle a déjà révélé un grand nombre d’autres couleurs.
Le conseil de Dimitri : Vous voulez gérer le changement ? Commencez par déterminer les profils de vos collaborateurs. Cela peut se faire à l’aide des méthodologies Insights, Disc, MBTI ou Management Drives, entre autres.
ADKAR, un modèle simple et puissant
ADKAR désigne les cinq étapes par lesquelles une personne doit passer pour qu’un changement soit couronné de succès : Awareness (conscientisation, sensibilisation), Desire (désir, volonté), Knowledge (connaissance), Ability (capacité) et Reinforcement (renforcement). Il s’agit d’un modèle puissant et simple pour parvenir à un changement individuel. Ce modèle fonctionne très bien, en particulier dans les environnements plus bleus. En effet, ce ne sont pas toujours ceux qui parlent le plus spontanément. Apprendre à mieux connaître tout le monde et préserver la motivation nécessaire au dialogue prend du temps et est indispensable à la gestion du changement.
Le conseil gratuit n’existe pas
Le modèle d’entreprise traditionnel des comptables a changé ces dernières années. Par le passé, le modèle de revenus de nombreux cabinets reposait sur la fourniture de services clés de «conformité ». Dans de nombreuses petites et moyennes entreprises, le conseil a été centralisé auprès des associés, éventuellement assistés de quelques « bras droits ».
Mattias Van Reybrouck : « Le “conseil” devait permettre d’attirer le client et de le satisfaire, ce qui permettait de faire des profits sur le dos des comptables ».
Le ratio marge brute/nombre d’heures travaillées par les associés est important à cet égard. Les clients étaient disposés à payer des honoraires relativement « corrects » pour un travail « matériel ». Un associé pouvait facilement gérer une équipe de huit à douze personnes.
Des effectifs moins coûteux
Ces profils étaient historiquement relativement bon marché, mais pouvaient être facturés lourdement au client pour un travail en réalité assez « simple ». Le travail d’un collaborateur (conseiller) sur un dossier était souvent limité à 10 % du travail total effectué sur celui-ci. En conséquence, les bénéfices n’étaient pas réalisés sur les conseils donnés, mais sur le travail matériel effectué par le personnel comptable « bon marché ».
Cependant, à l’heure actuelle, on constate une demande croissante en matière de conseils et de création de valeur. De ce fait, la priorité passe de plus en plus de la conformité au conseil, entraînant une remise en question des méthodes de travail traditionnelles. Des connaissances plus approfondies et des compétences spécialisées sont donc nécessaires.
Par ailleurs, la conjoncture exige flexibilité, rapidité et innovation. En d’autres termes, il convient de mettre davantage l’accent sur la numérisation et l’automatisation des processus, ainsi que sur l’utilisation de l’analyse des données.
Tom Libbrecht : Le modèle d’entreprise traditionnel des comptables devra évoluer pour répondre aux attentes des clients.
La solution se trouve dans un conseiller de confiance
L’une des solutions possibles pour les experts-comptables est de développer un rôle de conseiller de confiance. Cela implique de privilégier la création de valeur pour les clients et d’établir des relations à long terme. Au-delà de la maîtrise de la discipline, des compétences telles que la communication, la négociation et la persuasion revêtent une grande importance à cet égard.
Un autre aspect important est le développement de nouveaux modèles de revenus. L’innovation en la matière peut créer de la valeur ajoutée pour le client et générer plus de profits pour l’entreprise. Cela passe par exemple par la proposition de formules d’abonnement ou par l’utilisation de tarifs fixes au lieu de tarifs horaires.
En bref, le modèle traditionnel du comptable est basé sur l’exécution de tâches de « conformité ». Mais à l’heure actuelle, la demande de conseils et de services à valeur ajoutée se fait de plus en plus pressante.
Conseils et astuces pour les comptables afin de se démarquer et de rester pertinents
En appliquant ces conseils et astuces, les comptables parviendront à se différencier et à valoriser leur cabinet tout en restant pertinents dans un secteur en pleine évolution et de plus en plus concurrentiel.
- Déterminez la nature de votre entreprise (conseil ou administration) et adaptez vos services et votre marketing en conséquence.
- Pour plus de clarté pour vos clients, séparez les services de conseil de la facturation forfaitaire des commandes de conformité.
- Faites comprendre à vos clients que le conseil gratuit n’existe plus. Si vous ne facturez pas vos conseils, vous risquez d’en donner trop peu et de devenir un touche-à-tout.
- Soyez transparent sur les tarifs et les performances vis-à-vis de vos clients.
- Fournissez une description détaillée de la facture pour les services de conseil et informez les clients de manière proactive lorsque les budgets prévus sont en passe d’être dépassés.
- Ne donnez des conseils que sur les champs de connaissances que vous maîtrisez, à moins que vous ne souhaitiez vous investir personnellement dans de nouveaux domaines.
- Faites appel à des spécialistes externes pour les questions qui ne relèvent pas de votre domaine d’expertise.
- Facturez à votre clientèle les coûts relatifs à la gestion du projet (coordination d’autres consultants externes), ceux-ci devant être appréciés à leur juste valeur.
- Acceptez que les profils plus coûteux aient une « facturabilité » plus faible et compensez cette différence par un tarif plus élevé.
- Convertissez vos employés de « comptables » à « conseillers ». Bien que la charge de travail puisse diminuer à court terme, c’est le seul moyen de rester pertinent sur le long terme.
Comment éviter le chevauchement des logiciels dans votre entreprise ?
Comment éviter la redondance ou le chevauchement des logiciels que vous utilisez quotidiennement dans votre bureau ?
La quantité de solutions logicielles présente à la fois des avantages et des inconvénients. Il convient donc d’éviter le chevauchement des logiciels et l’excès de zones clients. Afin de prévenir ces désagréments, il existe plusieurs mesures à prendre et différents facteurs à prendre en considération. Quels enseignements Jérôme Tailleur d’Horus et Philippe Docquier de Fiduciaire Kolmio nous ont-ils livrés lors du FastForward ?
Solutions de précomptabilité
Des solutions de précomptabilité sont généralement disponibles avant que vous ne procédiez à la comptabilité proprement dite. Il s’agit de logiciels qui facilitent la collecte et l’organisation des données financières, le traitement automatique des factures et la gestion des paiements. Il est important de déterminer si vous avez réellement besoin de ces outils de précomptabilité ou si votre logiciel de comptabilité est déjà en mesure de remplir toutes ces fonction
Comptabilité
Pour la comptabilité proprement dite, il existe plusieurs logiciels qui peuvent vous aider à assurer le suivi des revenus, des dépenses, de la facturation et d’autres aspects financiers de votre entreprise. Il est important de procéder à une évaluation approfondie des fonctionnalités dont vous avez besoin et de vous assurer que vous choisissiez le bon logiciel de comptabilité qui répond à tous vos besoins. Pensez également aux possibilités d’intégration avec d’autres outils que vous utilisez dans votre entreprise.
Post-comptabilité
Il existe également des outils de post-comptabilité qui peuvent vous aider à générer des rapports financiers, à analyser des données et à préparer des déclarations fiscales. Il est important d’évaluer si vous avez réellement besoin de ces outils ou si votre logiciel de comptabilité peut vous offrir toutes ces fonctionnalités. Le chevauchement entre les logiciels de comptabilité et les outils de post-comptabilité peut éventuellement entraîner une complexité et des coûts inutiles.
Quelques chiffres sur l’utilisation (en Wallonie)
Par exemple, une entreprise utilise en moyenne deux programmes comptables, 3,8 programmes fiscaux et trois outils de post-comptabilité. Par ailleurs, 75 % de la saisie des données se fait manuellement, tandis que 25 % seulement se fait par des solutions automatisées. Seuls 10 % des cabinets ont automatisé l’ensemble de leurs activités. De plus, les données sont collectées via trois canaux : papier, e-mail et plateformes.
Statut de la numérisation
La numérisation contribue de plus en plus à la collaboration entre les entreprises et les experts-comptables. Plusieurs évolutions technologiques, telles que les plateformes, l’internet, les e-mails, la facturation en ligne, l’OCR, l’extraction de données, les rapports, les API et l’IA, favorisent cette numérisation. S’il existe des startups fintech qui proposent des solutions partielles spécifiques, il faut savoir qu’elles combinent rarement précomptabilité, comptabilité et post-comptabilité. Le choix d’un logiciel spécialisé qui s’intègre parfaitement et permet le stockage centralisé des données peut contribuer à éviter les doubles emplois et la complexité.
Débat sur les défis posés par les logiciels
Au cours du débat, Jérôme et Philippe ont abordé les principaux défis liés à l’utilisation des logiciels dans les cabinets comptables. Philippe a souligné la nécessité de tenir les clients à l’écart d’outils tels que Dropbox, en raison du risque de perte de données, des problèmes de sécurité et des questions de confidentialité. Il a également insisté sur l’importance de transférer le coût des investissements en logiciels au client et de s’assurer que celui-ci en comprend la valeur ajoutée. Jérome suggère de privilégier un système global avec un tableau de bord complet, à l’instar de Silverfin, plutôt que d’utiliser plusieurs tableaux de bord partiels. Les deux intervenants ont mis l’accent sur la nécessité de mettre en œuvre des intégrations et d’éviter les doubles saisies de données. Ils préconisent également de mettre à la disposition des clients une plateforme unique pour l’envoi des documents et rappellent à cet égard l’importance de la sensibilisation et de la collaboration avec les clients dans le cadre de la transition vers l’ère numérique.
L’évolution de la numérisation dans les bureaux devrait se poursuivre au cours des deux à cinq prochaines années. Jérome précise qu’il est essentiel de passer aux processus numériques, car les chefs d’entreprise s’y attendent. À défaut de se mettre au diapason de cette évolution, la perte de clients est à craindre.
Philippe ajoute qu’il est important d’être au plus près du client et de participer à la gestion de son entreprise, pendant que le logiciel s’occupe de la saisie et du traitement des données. La relation client n’en est que plus cruciale. Les cabinets comptables devront donc impérativement s’adapter aux tendances de la numérisation et investir dans des outils performants qui répondent à la fois aux besoins du cabinet et à ceux des clients.
En définitive, le défi majeur consiste à éviter la duplication ou la redondance des logiciels que vous utilisez quotidiennement dans votre bureau. En évaluant soigneusement les solutions logicielles disponibles, en tenant compte des possibilités d’intégration et en travaillant en étroite collaboration avec vos clients, vous pourrez créer un système efficace et optimisé. Et surtout, gardez un œil sur les évolutions !
Source: Accountancy Vandaag. Ceci est une traduction de l’article néerlandais de Accountancy Vandaag.