Depuis un certain temps déjà, il est possible d’établir des comptes annuels sur la base de données intégrées dans Silverfin. Mais aujourd’hui, nous allons encore plus loin. Grâce à l’intégration de Comax Bnb, le dépôt des comptes se voit également simplifié. « Cela fait longtemps que nous collaborons avec Comax. Aujourd’hui, nous sommes ravis de pouvoir offrir à nos clients cette fonctionnalité supplémentaire qui leur permet de déposer en un tournemain leurs comptes annuels auprès de la Banque Nationale de Belgique », explique Marilena Zagana, Responsable Marketplace Partnerships chez Silverfin.
Aperçu complet dans l’environnement habituel
Ces dernières années, les possibilités offertes par Silverfin n’ont cessé de s’étendre. Outre l’établissement des comptes annuels sur la base des données connectées disponibles sur notre plateforme, il est également possible d’effectuer le contrôle interne des documents dans Silverfin. Or, le dépôt proprement dit des comptes annuels n’était pas encore intégré au processus numérique. Aujourd’hui, après l’établissement des comptes annuels, un fichier XBRL est généré à partir de Silverfin et doit être téléchargé manuellement auprès de la Banque Nationale. Bien que le processus ne soit donc pas entièrement terminé lors de la finalisation des documents, le dossier en question disparaît cependant des radars. Grâce à un partenariat avec Comax, Silverfin entend bien remédier à cette lacune.
« Le processus de dépôt requiert tellement d’étapes et de tâches qu’il faudrait être une pieuvre pour garder le contrôle des opérations », plaisante Ellen, gérante de Comax. « Notre outil Comax Bnb permet aux comptables de se passer d’une paire de bras. » Une fois l’intégration Comax installée, les gestionnaires de dossiers peuvent envoyer directement les fichiers XBRL de leurs comptes annuels depuis Silverfin vers la plateforme Comax. « Pour les comptables, l’intégration avec le connecteur Comax Bnb assure une rationalisation plus poussée du processus et offre un gain de temps considérable », précise Marilena. En effet, grâce à l’intégration, le fichier XBRL est déjà relié au bon numéro d’entreprise et peut tout de suite être envoyé à la Banque Nationale. Et pour les gestionnaires de dossiers, le suivi est bien plus clair, grâce à des notifications de statut relatives au dossier dans Silverfin. « Les clients nous disent que le dépôt automatique leur fait gagner énormément de temps », confirme Ellen, « jusqu’à 75 % du temps requis lors du processus ordinaire ».
Automatisation des invitations à payer et statut
Le paiement des frais de dépôt constitue une étape cruciale du dépôt de comptes annuels. En effet, les comptes annuels ne sont publiés que lorsque les frais de dépôt ont été payés. Lors du processus classique, la personne chargée du dépôt doit soit transmettre tous les paiements, dossier par dossier, au service financier du cabinet, soit envoyer un courriel distinct à chaque client. De plus, toutes ces communications doivent être classées correctement. « Dans l’outil Comax Bnb, ces actions sont en grande partie automatisées », explique Ellen. « En fonction de vos paramètres, vous pouvez envoyer simultanément plusieurs invitations à payer en interne ou prévenir automatiquement les clients qu’une action est requise grâce à un modèle de courriel. » De plus, les courriels envoyés sont classés automatiquement, et la tâche d’envoi est cochée.
Enfin, l’aperçu des dossiers permet de voir un un clin d’œil pour quels clients la publication a été effectuée et pour quels clients un rappel s’impose. Du reste, l’envoi d’un rappel se fait également d’un simple clic. La gestion de votre conformité s’en trouve encore simplifiée et accélérée. « Silverfin et Comax visent un objectif commun : faciliter au maximum le processus comptable de leurs clients », conclut Marilena. « Nous sommes donc ravis de pouvoir collaborer en vue de proposer cette intégration. »